Como gerir um projeto de sucesso no voluntariado

As ferramentas e os conceitos de gestão de projetos assim como são aplicadas à gestão de projetos sociais, são estendidas a aqueles que envolvem voluntários. Esses podem ser originalmente desenhados, de forma específica, para voluntários ou podem ser projetos já estabelecidos com um escopo mais amplo, e que englobem, dentre as suas outras ações, a contribuição de voluntários.

Esse post tem o objetivo de compartilhar alguns insights do curso VolunCET sobre gestão de projetos e voluntariado. Para quem está acompanhando, uma vez por mês estamos compartilhando conteúdos dessa formação aqui no nosso blog, como uma formação continuada, e este é o terceiro conteúdo.

O Projeto VolunCET é um curso de formação online disponível em seis línguas – Alemão, Espanhol, Inglês, Italiano, Português e Polaco, produzido e cofinanciado pelo Programa Erasmus+ da União Europeia e alguns parceiros.

Se preferir ler os conteúdos anteriores antes de prosseguir, acesse:

• Conteúdo 1: Como planejar a sensibilização e mobilização de voluntários
• Conteúdo 2: Saiba o que é importante na hora de fazer a formação inicial dos voluntários

Projetos pedem bons planejamentos 

Um dos meus “mantras” no universo da gestão do voluntariado é o planejamento. E esse capítulo do curso (segundo capítulo) ressalta que dentre outros benefícios do planejamento bem feito, está o de evitar alguns enganos trazidos pelo senso comum, que na prática diária representa um conjunto de ações e reações intuitivas, sem muito direcionamento.

Algumas afirmativas comuns desses casos, de uma operação sem planejamento podem ser:

• “Uma “boa ideia” é suficiente (improvisação)”- ou seja, o engando de que uma ideia sem avaliação do contexto social, das habilidades dos colaboradores, e suportada por uma estrutura de gestão e infraestrutura adequada, seja suficiente para decidir os rumos de um projeto de voluntariado.
• “O impacto depende do investimento: não conseguimos resolver tudo (indulgência conosco próprios)”- que significa o desânimo que pode ser gerado em face dos problemas sociais contra os quais se pretende atuar através do voluntariado. Ora, se todos pensassem assim, nada do gênero seria empreendido!
• “O principal é conseguir financiamento. Quanto mais dinheiro consegue, mais coisas podem ser feitas!”- Um erro comum no sentido de acreditar que a cooperação, o trabalho em rede, a criatividade e o aproveitamento de recursos não são suficientes para se desenvolver um projeto de voluntariado. Aliás, por sinal, essas iniciativas prescindem muito mais do tempo, trabalho e talento de pessoas engajadas que de algum repasse financeiro.
• “Quanto mais atividades há, melhores e maiores os resultados (pragmatismo ineficaz)”- o número de atividades e de voluntários pode ser um ledo engano de indicador de sucesso. Um tanto quanto ultrapassado, aliás. O que dizer de uma ação voluntária com muita gente participando e com pouco resultado para quem recebe? Volume de atividades pode ser facilmente trocado por uma ou duas ações voluntárias bem elaboradas e úteis.
• “Reuniões, relatórios, estudos são pura burocracia (medo do rigor do planeamento)” – há que haver um equilíbrio. Os processos precisam estar ao serviço dos objetivos definidos no planejamento. E é extremamente necessário olhar para as avaliações com verdade, assim como estar aberto para diálogos internos e externos construtivos, e usufruir de forma pragmática dos inputs recebidos por essas práticas.
• “Os resultados veem-se por si próprios (medo de comunicação e avaliação externa)”- é uma afirmação estranha, que pode querer dizer que os resultados não são mensurados, mas percebidos, ou relatados conforme o interesse do observador. Já lidei com alguns projetos blindados dessa forma, especialmente instituições sociais que tem algum medo de serem “pegas” em sua fragilidade. Sendo assim, o legítimo interesse em colaborar precisa estar presente e ser notado.

Por esses motivos, para evitar erros na direção das ações não planejadas, as metodologias de gestão de projetos são bem-vindas nos programas de voluntariado corporativo.

Mas a propósito: você tem um projeto ou programa de voluntariado?

Veja como o curso define esses termos a seguir.

Mas então o que é um projeto?

Existem algumas diferenças entre as iniciativas empreendidas, de acordo com sua extensão e abrangência. Veja algumas definições importantes:

Plano: É o Documento que define objetivos alcançáveis a médio-longo prazo, e linhas de ação, para uma organização, território, setor da população, etc… Pode levar vários anos de desenvolvimento e pode conter vários programas.

Programa: Trata-se de um conjunto coordenado e ordenado de ações (serviços, projetos, iniciativas…) que procuram oferecer respostas padronizadas ou permanentes para uma necessidade ou problema. Um programa geralmente tem um alcance mais amplo, e pode consistir em vários projetos em curso dentro de um período de tempo mais amplo.

Projeto: Processo único que envolve uma intervenção planejada e de preferência inovadora, a fim de atingir objetivos num determinado período de tempo, para responder a uma necessidade ou problema, gerando uma situação melhor do que a situação de partida.

O seu período de implementação é mais curto que o plano e o programa. Um projeto geralmente refere-se a um conjunto de atividades específicas dentro de uma linha de tempo definido.

Atividade: São as ações que precisam ser feitas para atingir os resultados e os objetivos específicos correspondentes.

Tarefa: Entendida aqui como a distribuição de funções para realizar uma atividade.

Ou seja, um projeto de voluntariado, em primeiro lugar, antes de vir à prática é um documento que define os limites do que queremos fazer enquanto iniciativa, e detalha os aspetos da nossa ideia:

• Especificando a realidade que nós queremos mudar a partir da atuação voluntária.
• Definindo os objetivos a serem alcançados em um período de tempo.
• Decidindo ou desenvolvendo a metodologia que será utilizada, ou o tipo de trabalho.
• Estipulando prazos como um todo, levando em conta o tempo disponível para doação dos voluntários.
• Desenhando as atividades a serem desenvolvidas
• Calculando os recursos financeiros, materiais e humanos existentes e os que se fazem necessário obter.
• Definindo, com base nos objetivos, os resultados que queremos obter.

Você já conseguiu esboçar ou até mesmo mensurar tudo isso em seu projeto de voluntariado corporativo?

Em geral, um projeto (social ou não) nasce da identificação de um problema ou de uma falta a ser melhorada ou resolvida. A identificação do problema vem basicamente do conhecimento acumulado nesse campo e da experiência ou prática de quem o desenvolve.

No caso do voluntariado o projeto pode nascer do desejo da empresa em engajar os seus colaboradores em atividades sociais, ou de colaboradores que solicitam apoio para um conjunto de necessidades que já apoiam.

Quais são as características de um projeto?

Um projeto deve conter as seguintes características:

• Clareza, escritos numa linguagem compreensível e também objetividade de forma que seja fácil para todos os stakeholders entenderem rapidamente. Se você tem que levar muito tempo para explicar seu projeto para seus gestores, colaboradores e parceiros externos, ele não está claro o suficiente.
• Exatidão e precisão, explicando o que é necessário de forma simples. Tente assim, na metodologia e nas atividades, reduzir as etapas. Busque ações mais assertivas, que concentrem suas forças nas tarefas cruciais para os beneficiários.
• Coerência, relacionando bem todas as suas partes. Ou seja, o seu projeto não pode ser legal apenas para os colaboradores, e não trazer resultados sociais. Ou, do contrário, não pode ser maçante para os seus colaboradores voluntários, ou não haverá energia suficiente.
• Relevância, capaz de responder às necessidades reais. E isso é muito importante para quem atua como voluntário pois se sente útil, mas também importante para todos os envolvidos, que sentem que estão de fato investindo o seu tempo, e não o contrário.

Além disso, um bom projeto de voluntariado pode levar em consideração as seguintes questões transversais:

• Perspectiva de gênero: participação das mulheres e contribuição para a igualdade.
• Participação social: envolvimento da população-alvo (na medida do possível) na elaboração e avaliação do projeto.
• Interculturalidade: reunindo a diversidade cultural interna e externa, tanto no desenvolvimento quanto nos resultados do projeto.
• Promoção da Capacitação: facilitando o conhecimento sobre o potencial próprio dos beneficiários, permitindo-lhes intervir e melhorar a sua realidade após a intervenção voluntária.
• Trabalho em rede: articulando ou compartilhando os recursos de diferentes entidades para evitar a duplicação de projetos e serviços, economizando esforços e recursos.
• Sustentabilidade: considerando que é possível continuar com o projeto no final da ajuda, obtendo melhorias duradouras.
• Meio ambiente: respeitando os aspetos ambientais desde a fase inicial até o final do projeto.

E um projeto que envolve voluntários?

Os benefícios de projetos que incluem voluntários ou que são desenvolvidos de forma específica para voluntários participarem estão relacionados, obviamente, aos ganhos do voluntariado como um todo.

Veja aqui um post nosso sobre os benefícios do voluntariado e baixe aqui nosso e-book que contém o Infográfico: “O Impacto do Voluntariado nas empresas”, e confira nele os números que retratam os benefícios do engajamento social para os colaboradores e o impacto nas organizações.

Segundo o curso VolunCET, envolver voluntários pode agregar grande valor ao que sua organização faz. Veja alguns deles:

• Envolver um leque mais diversificado de competências no projeto social, e propicia o desenvolvimento de experiência e conhecimento;
• Alcançar um número maior de beneficiários;
• Aumentar a conscientização sobre a causa da organização (da empresa que promove o voluntariado e de organizações sociais parceiras), do seu perfil e do que a organização faz;
• Construir relações dentro da comunidade em que se trabalha e contribuir para alargar o apoio a outras pessoas dentro da comunidade. Ao oferecer oportunidades de voluntariado, a organização potencializa oportunidades de inclusão social, desenvolvimento de competências e possíveis rotas para o emprego. Há também evidências de que o voluntariado pode ajudar a melhorar a saúde e o bem-estar dos indivíduos e da comunidade.
• Trazer novas opiniões, ideias ou abordagens para a empresa e para a comunidade e ou organização social. E isso pode desenvolver capacidade de adaptação, de permanecer relevante face às necessidades sociais, bem como identificar oportunidades de melhorias internas e externas.
• Economizar recursos de investimento social com trabalho engajado e criatividade.

Os voluntários fazem a diferença em toda uma gama de configurações e organizações, desde pequenos grupos comunitários liderados por voluntários, até em grandes instituições.

Mas é, sobretudo, uma resposta importante à busca de novas formas de participação cidadã.

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