Como planejar a sensibilização e mobilização de voluntários

Um bom planejamento é sempre o alicerce ao qual indicamos recorrer durante a gestão do programa de voluntariado. Nele devem conter as diretrizes a serem seguidas, as ações a serem realizadas e em quanto tempo, além dos resultados que se deseja alcançar. Dentre as atividades previstas num plano de voluntariado, está a mobilização de voluntários. E esse post fala sobre isso: como planejar campanhas para engajar voluntários.

Este post é o primeiro de uma série sobre gestão de voluntariado adaptada do projeto VolunCET, do qual participo através da Confederação Portuguesa do Voluntariado. Trata-se de um curso de formação online que está disponível em seis línguas europeias – Alemão, Espanhol, Inglês, Italiano, Português e Polaco, Cofinanciado pelo Programa Erasmus+ da União Europeia e parceiros. Uma vez por mês, pretendo compartilhar parte deste conteúdo aqui no blog. Espero que goste!

Sobre o planejamento de um programa de voluntariado

Retomando o planejamento como pré-requisito indispensável do voluntariado empresarial, lembramos que ele deve conter passos essenciais tais quais:

  1. Definir os objetivos principais e secundários do programa, alinhados com os objetivos e missão da sua empresa.
  2. Enquadrar o voluntariado na estrutura da empresa: tipo de ações voluntárias de acordo com o perfil e desejo dos colaboradores, necessidades da comunidade e forças internas. Identificando assim os recursos, mas também pontos frágeis.
  3. Desenvolver um plano de atividades que contenha mobilização de voluntários, planejamento das ações propriamente ditas, execução das mesmas, o reporte e a avaliação.

Se quiser saber mais sobre planejamento de programas de voluntariado, aqui no blog tem bastante conteúdo disponível, e desde já indico o post Fórmulas e reflexões: um tour sobre o planejamento de programas de voluntariado e também o método V2V Canvas, que é uma solução muito prática e eficiente. Mas por hoje, vamos nos concentrar na Sensibilização e Mobilização de Voluntários.

Atraindo voluntários: comece pelas pessoas apaixonadas

Dentro do item 3 citado acima, a sensibilização e mobilização de voluntários acontece a partir da identificação da força voluntária da empresa, somada aos meios disponíveis para contactá-los e motivá-los. É preciso conhecer o seu público.

Existem diversos tipos de voluntários (Dalbert, 2009): os líderes organizacionais, líderes comunitários, apaixonados, influentes, ativistas, motivadores, beneficiários, networkers dentre outros. Dentro desses tipos existe um que você precisa identificar no seu time: as pessoas apaixonadas. Pessoas apaixonadas são aquelas entusiasmadas com os trabalhos que desenvolvem, sejam eles quais forem. Mas também são indivíduos apaixonados por ser úteis, por gerar transformação, e ao final não se admire: tendem a ser as pessoas mais ocupadas!

Faça um exercício: liste as 10 pessoas mais apaixonadas que você conhece no seu círculo de relacionamento. Quais as características e forças delas? E se você pedir a cada uma delas que, por sua vez, listem os seus 10 conhecidos mais apaixonados dentro da empresa? Essa atividade vai te trazer um número interessante de entusiastas em potencial para o seu projeto de voluntariado. Se você conseguir encantar esse grupo, conseguirá compor a sua massa crítica de “transformadores sociais”.

(Um dos conceitos do voluntariado diz sobre o voluntariado ser a doação espontânea de tempo, trabalho e talento (os 3 “t”s) para fins públicos, e eu incluo nesse grupo a letra P de paixão, ou o T de “T…são” naquilo que faz).

Considere o que as pessoas querem saber antes de se engajar

Antes de topar um desafio proposto, as pessoas querem saber mais sobre o projeto, o tradicional saber “onde está se metendo”. Veja algumas perguntas bem frequentes por parte dos voluntários:

  • Quanto tempo devo me dedicar?
  • O que você gostaria que eu faça?
  • Com que grau de impacto? Ou seja, quão profundo é o resultado que espera de mim?
  • Quem são as pessoas que vão trabalhar comigo nesse projeto?
  • Quais são as ferramentas que eu terei para me ajudar nesse desafio?
  • A organização realmente está por trás disso (em iniciativa e suporte?)
  • Meu tempo será valorizado e bem usado?
  • Eu serei treinado?
  • Se eu tiver dúvidas, a quem devo recorrer?
  • Algo mais que eu deva saber?

Nesse sentido, quanto mais estruturada a conversa estiver, mais confiante os seus potenciais voluntários se sentirão. Mostre que você sabe o que está propondo, que existe uma grande necessidade social e que com a ajuda dessas pessoas muita gente poderá ser beneficiada. Pouca gente costuma negar ajuda, mas muita gente tem resistência a entrar em ciladas ou ações corporativas “pró-formas”.

Explore as motivações para praticar voluntariado

Como foi dito, pessoas diferentes possuem razões diferentes para o voluntariado. Essas diferenças, além de respeitadas, podem ser aproveitadas pelo projeto que você vai divulgar na empresa.

Veja algumas motivações para o voluntariado (mapeadas por Gregory, 2005):

  • Sentir-se necessário, útil
  • Partilhar competências
  • Ter uma mudança de ritmo
  • Ajudar alguém
  • Explorar uma carreira
  • Doar tempo
  • Fazer algo fora de si mesmo
  • Aprender novas competências
  • Devolver algo à comunidade
  • Cumprir uma necessidade espiritual ou obrigação
  • Conhecer melhor a comunidade
  • Fazer novos amigos
  • Ser um defensor de uma causa
  • Cumprir um mandato ou exigência
  • Dar o exemplo para as crianças
  • Agir com paixão

Dito isso, procure descobrir:

  1. Quais as motivações dos seus colaboradores para praticar o voluntariado?
  1. Quais as motivações dos seus colaboradores para praticar voluntariado no programa da empresa?

Tente casar as razões dadas por eles com a abordagem que você vai utilizar nas campanhas de divulgação das ações. “Proporcionar que os colaboradores exerçam a cidadania por meio de um projeto estruturado” pode ser um bom gancho.

Explique o projeto com clareza

Toda essa conversa até agora vem no sentido de mapear uma massa crítica entusiasta e parceira para o seu programa. Conhecer o potencial e o perfil do voluntário da sua empresa, para em seguida saber comunicar. Mas caso você sinta que a proposta do programa ainda não esteja suficientemente estruturada, vale a pena fazer o tradicional exercício de definir “quem?, “como?”, “quando?” e “por quê?”.

1) Quem?

Quem poderá ser voluntário no seu programa? Apenas colaboradores? Familiares? Amigos? Estagiários? Trainees? Clientes? Trabalhadores terceirizados ou ligados à Cadeia de Valor da sua empresa? Aposentados? Associados? Todo mundo? Há uma infinidade de possibilidades e aqui na definição de público é importante considerar a sua capacidade de gerir um número específico de pessoas, os recursos necessários e disponíveis e principalmente implicações legais e trabalhistas.

Faça uma matriz de prós e contras para cada público.

2) Como serão engajados?

Quais canais são utilizados por cada um dos públicos que você elegeu? Qual a melhor forma de alcançá-los e motivá-los? Aqui vai uma lista de possibilidades:

  • Solicitando que os voluntários atuais convoquem outros;
  • Utilizando de membros da equipe de trabalho para multiplicar a ideia;
  • Através de gestores e reuniões de gestão e de times em geral;
  • Através de anúncios em jornais internos, murais, espaços públicos, intranet e portais internos;
  • Anúncios em mídias sociais da empresa para fins de comunicação interna, ou de um portal de voluntariado;
  • Matérias em alguma revista interna sobre o programa, constando entrevistas e experiências;
  • Flyers em refeitórios e espaços permitidos dentro da empresa;
  • Reuniões presenciais, encontros de amigos, cafés da manhã, workshops e reuniões formais de apresentação do programa.

Cada público pede um conjunto de canal e linguagem específicos.

3) Quando?

Qual a periodicidade do seu programa? É sazonal? Acontece o ano todo? É uma campanha anual? Essas perguntas ajudam a decidir o melhor momento para a campanha de mobilização. Em geral, as empresas atraem voluntários no início do ano apresentando um calendário anual de possibilidades de voluntariado, mas outras podem optar por comunicar e abrir inscrições apenas quando se está próximo da data de cada ação.

A sensibilização no início do ano é o minha preferida, pois permite que os voluntários se planejem e façam acordos com seus gestores antecipadamente, evitando impedimentos de cessão de horas no decorrer do ano. Lembrando que o planejamento de eventos e de comunicação interna também depende disso. Tente sempre associar, e nunca sobrepor.

4) Por que?

Qual a diferença entre ser voluntário dento da empresa e fora dela? Por que o colaborador deveria somar às suas tarefas diárias mais essa responsabilidade do voluntariado? Quanto mais envolvente a empresa for com seu público interno, maior será a aceitação dos colaboradores ao convite para o voluntariado. Veja esse post do nosso blog sobre benefícios do voluntariado.

Desenvolvendo o texto da campanha de sensibilização

Faça a si mesmo estas perguntas (Gregory, 2005):

  • A mensagem honra o voluntário e o trabalho a ser feito?
  • A mensagem está adaptada para o público-alvo que se pretende atrair como voluntários?
  • O convite descreve claramente as necessidades dos beneficiários, da organização ou da comunidade?
  • Quem ou qual canal da sua empresa pode melhor transmitir essa mensagem?

Sua mensagem de recrutamento tem que ser clara, focada e entusiasta. O início, ou “gancho” é muito importante, e a mensagem de recrutamento não pode deixar dúvidas sobre as seguintes informações (Polk, 2006):

  • Qual é a necessidade ou causa com qual está se engajando?
  • Por que o voluntário é necessário e como ele poderá ajudar?
  • Por que isso é valioso ou útil para a empresa, para os colaboradores e principalmente para comunidade?
  • Há requisitos ou passos para se tornar um voluntário?
  • Por que os colaboradores devem participar do programa empresarial em vez de atuar como voluntário em uma das muitas outras organizações sociais existentes? O que torna o seu programa de voluntariado tão atraente?

No final da mensagem, inclua sempre o seguinte:

  • Informação de contato.
  • A data limite para as pessoas se inscreverem, incluindo o ano.

 

Dica:

Procure participar de worshops, conversas, palestras e apresentações que mostrem de forma clara, como mobilizar voluntários de forma eficaz. Uma ótima oportunidade é participar do webinar “Mobilização de Voluntários na Prática“, que será promovido pelo V2V na próxima semana (27/02/2019). As inscrições para assistir à transmissão ainda estão abertas.

 

Bibliografia

  • Gregory K. Alex; et. al. (2005). Successful Strategies for Recruiting, Training, and Utilizing Volunteers. In: DHHS Publication 05-4005. Rockville.
  • Daubert Erik J.; et. al. (2009). The Annual Campaign. John Wiley & Sons Inc. New Jersey.
  • Polk Christine; et. al. (2006). Volunteer Management Training. World Education. Massachusetts.
  • Scott C.; et. al. (2011). Useful Policies, Examples and Forms for the Volunteer Manager. Stevenson, Inc. Iowa.
  • Stevenson C., (2011). 94 Terrific Ways to recruit volunteers. Iowa.

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Bruno Barcelos

-Treze anos de significativa experiência nas áreas de Sustentabilidade, Investimento Social Privado, e Voluntariado, com foco em planejamento, gestão, monitoramento, e avaliação de iniciativas privadas e públicas. Bem como experiência em gestão (estratégica – operacional) empresas e em ONGs e articulação entre parceiros dos setores diversos. Amplo experiência no desenvolvimento de assessorias, capacitações e palestras nos temas acima citados, adicionalmente às expertises em prospecção, atendimento, negociação, venda, e na criação/customização de soluções para empresas de grande, pequeno e médio porte nos temas correlatos.

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