3 passos para montar um calendário de ações voluntárias para 2019

Já estamos quase em fevereiro e se você ainda não tem um planejamento das ações voluntárias que irá promover no decorrer do ano, esse post pode te ajudar muito. Programar o que será feito em um calendário anual te ajuda a ter uma visão segura e macro do seu trabalho, e garantir que tudo ocorra da melhor forma possível.

O ano está cheio de marcos e datas comemorativas que ajudarão a dar ritmo e conexão ao seu projeto de voluntariado. Além de saber como e quando as etapas de gestão ocorrerão em 2019, é necessário definir e comunicar aos voluntários e parceiros quais e quando cada ação irá acontecer. Para facilitar, adiciono aqui um checklist de simples execução.

Passo a passo para criar seu calendário anual:

1. Decida quantas ações irá realizar

O número de ações tem a ver com sua capacidade de operação, que inclui tempo (seu e dos colaboradores), número de voluntários, parceiros e recursos materiais. Tente ser o mais realista possível, consulte a expectativa dos seus gestores e na medida do possível feche e tente manter o número acordado.

O número de ações obviamente precisa responder ao seu planejamento. O que você quer? Muitas ações pontuais e de menor impacto social, porém com muito engajamento? Ações mais continuadas que permitam transformações sociais um pouco mais profundas? Ações para celebrar datas tradicionais como Dia das Crianças e Natal? Se essas perguntas estiverem respondidas, finalmente fixe um número real e lembre que cada ação precisa de: planejamento, mobilização, recursos, ação, avaliação e reporte!

Em geral uma ação por bimestre tende a ser algo ambicioso para o seu projeto ou grupo de voluntários.

2. Defina as ações de acordo com um calendário

É importante definir as ações com foco em um calendário planejado. E aqui não faltam dicas! O V2V disponibiliza gratuitamente dois eBooks com atividades fáceis e de sucesso garantido, incluindo atividades especiais para datas comemorativas. São sugestões de atividades sociais que podem ser facilmente aplicadas em todos os tipos de Programas de Voluntariado. Inspire-se e proponha novas possibilidades de engajamento social para seus colaboradores!

Selecione aquelas que melhor entregam os objetivos do seu programa, se adequam ao perfil dos seus colaboradores e mais resultados poderão trazer às instituições parceiras/beneficiárias.

Existem programas de voluntariado que já trabalham com essa lógica de Calendário faz um tempo. Durante os 5 anos em que fui gestor do Programa Escola Brasil, o Calendário PEB (usado no programa de voluntariado corporativo do Santander), rendeu ótimos frutos.

3. Ajuste o seu calendário ao dos seus principais parceiros

Conheça o calendário da sua empresa. Já existe um calendário de engajamento? Um dia em que tradicionalmente se celebra alguma coisa? Como um jantar de integração, uma festa de tempo de casa, um torneio esportivo, uma campanha solidária? Tente integras suas ações de voluntariado na rotina da empresa para que elas fiquem mais orgânicas e melhor entendidas como um estimulo adequado à cultura organizacional.

Depois, conheça o calendário dos parceiros e instituições beneficiárias: qual calendário é mais importante para a comunidade? O calendário de festas religiosas? O calendário nacional de festas mais comuns (carnaval, semana santa, dia das mães, dos pais, das crianças, etc.)?

E se o seu parceiro é uma escola? Nesse caso é importante observar o calendário escolar! São escolas municipais ou estaduais.

Outras instituições também costumam ter um tradicional calendário anual, para isso é preciso estudá-la, entender e adequar.

É nesse match entre cronograma, calendário da empresa e das instituições parceiras que você chegará a um denominador comum de quais ações voluntárias você vai desenvolver e quando.

Simples assim 🙂

Dica de Ação: Bloco dos Sangue Bom

No decorrer do ano, vamos trazer aqui no blog dicas de ações para serem promovidas a cada mês. E como o carnaval já está logo ali, reproduzo aqui uma dica especial de ação no nosso eBook que é bem tranquila de viabilizar.

Todos os anos, ouvimos notícias sobre os altos números de acidentes no feriado do carnaval. Muitos desses são graves, fazendo com que o acidentado precise de transfusão de sangue. Por isso, é fundamental garantir que os bancos de sangue tenham estoque para emergências.

O que é?

Mobilize os colaboradores da empresa para um bloco de carnaval diferente: em vez de desfilar na avenida, os foliões irão ao hemocentro, com perucas e fantasias, fazer uma animada doação de sangue. É importante que a ação seja realizada antes do período festivo para que o sangue esteja disponível quando o carnaval chegar.

Material necessário

  • Fantasias e acessórios de Carnaval
  • Transporte para levar os voluntários ao hemocentro (opcional)
  • Lanches, caso seja permitido

Passo a passo

  1.  Entre em contato com o Hemocentro local para informar sobre a realização da ação. Eles poderão organizar um plano logístico conjunto e existe a possibilidade de que o Hemocentro disponibilize uma unidade móvel para ir até sua empresa, onde será realizada a coleta externa. Caso isso não seja possível, informe a data em que pretende convocar os colaboradores para irem ao Hemocentro fazer a doação, de modo a garantir que a equipe da instituição esteja preparada para recebê-los.
  2. Verifique com o hemocentro se é permitido que os doadores estejam vestidos com fantasias de carnaval. Se for financeiramente possível, vocês podem até produzir camisetas do “Bloco dos Sangue Bom”.
  3. Após o contato com o Hemocentro, você terá uma data e local disponíveis. Com essas informações, divulgue a ação nos canais de comunicação interna, incluindo o Portal do Voluntariado, se houver. Lembre aos interessados sobre a necessidade de levar documentos no dia da doação e divulgue os pré-requisitos para doação de sangue.
  4. Veja com a empresa ou com algum parceiro se é possível disponibilizar transporte para os voluntários. Caso não consiga, combine com os participantes ponto de encontro e esquema de caronas até o Hemocentro.
  5. No dia da ação, não se esqueça de anotar os resultados para divulgar posteriormente: quantidade de doadores, quantidade de sangue doado por tipo, etc.
  6. Divulgue os resultados da ação no Portal de Voluntariado da empresa ou em outros canais de comunicação. Peça aos participantes para contribuírem com depoimentos e fotos da experiência que tiveram.

Não perca tempo e monte logo o seu cronograma! Se quiser, partilhe com nossa equipe e poderemos trocar impressões. Por último, não se esqueça: se sua empresa tiver um Portal de Voluntariado, já crie suas ações do seu calendário para que os voluntários possam conhecer e ir se inscrevendo. E se não tiver, descubra maneiras criativas de fazer isso e espalhe pelos corredores ou nos espaços virtuais disponíveis!

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Bruno Barcelos

-Treze anos de significativa experiência nas áreas de Sustentabilidade, Investimento Social Privado, e Voluntariado, com foco em planejamento, gestão, monitoramento, e avaliação de iniciativas privadas e públicas. Bem como experiência em gestão (estratégica – operacional) empresas e em ONGs e articulação entre parceiros dos setores diversos. Amplo experiência no desenvolvimento de assessorias, capacitações e palestras nos temas acima citados, adicionalmente às expertises em prospecção, atendimento, negociação, venda, e na criação/customização de soluções para empresas de grande, pequeno e médio porte nos temas correlatos.

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