5 práticas que devem estar presentes em qualquer Programa de Voluntariado

O voluntariado empresarial conta com o casamento entre a agilidade do setor privado e o senso de solidariedade das pessoas físicas. Se bem estruturada, essa união permite a produção de resultados muito significativos, promovendo a cooperação entre os funcionários e beneficiando a sociedade. Por isso, listamos aqui 5 práticas indispensáveis para a execução de um bom programa de voluntariado:

Prática 1- Identificação dos interesses dos funcionários

Os colaboradores são a chave do sucesso do seu programa – afinal, sem voluntários não há voluntariado. Portanto, certifique-se de conversar com os funcionários para identificar se há vontade e disposição em participar das atividades. Faça um levantamento para identificar quem gostaria de participar, quantas horas as pessoas estão dispostas a dedicar a essas tarefas em seu horário livre e quais são suas áreas de interesse. Verifique também a possibilidade de liberar colaboradores no horário de trabalho – algumas empresas permitem um número X de horas por mês. Tudo isso é essencial, afinal, se os voluntários não têm tempo ou interesse para trabalhar no programa, não haverá participantes. Por fim, envolva os interessados em uma reunião para definir a finalidade da criação e implementação do programa, de modo que eles se sintam parte da estratégia traçada.

Prática 2- Alinhamento dos objetivos estratégicos da empresa com as necessidades da comunidade

Após fazer um levantamento e identificar áreas de interesse dos funcionários, procure escolher alguns focos de trabalho que estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e também com as necessidades da comunidade. É preciso que haja coerência entre os valores da sua empresa e o trabalho que será realizado.

É perfeitamente possível conciliar um programa de voluntariado com a promoção dos objetivos de sua marca, vinculando-a a causas que são relevantes para a empresa e seus trabalhadores através da demonstração da preocupação especial com alguns temas. Após definir as áreas prioritárias, desenvolva uma missão e defina os valores do programa. Desse modo, suas ações se tornarão mais atraentes e significativas para os voluntários, mas ainda estarão alinhadas à imagem e à marca da empresa.

Prática 3- Organização da estrutura de apoio

Uma vez que as áreas de atuação prioritária estiverem definidas e a missão e os valores estejam prontos – lembrando sempre da importância de que essas etapas sejam realizadas em constante contato com os funcionários – é preciso criar uma infraestrutura para garantir que as atividades sejam realizadas com eficiência e agilidade. Nesta etapa, é interessante usar modelos que te ajudem a desenhar o Programa, como por exemplo o V2V Canvas.

Considerando os projetos que vocês pretendem realizar, identifique os recursos tangíveis e intangíveis de que a empresa já dispõe. Mapeie os recursos materiais ou serviços com os quais a própria empresa pode contribuir. Crie comitês ou nomeie líderes voluntários responsáveis por articular as ações em cada unidade da empresa. Este também é o momento de criar documentos que alinhem as regras de diretrizes do Programa, como um Guia do Voluntário e uma política de voluntariado.

Prática 4- Monitoramento das atividades planejadas

Gerir o programa pode parecer a parte mais complicada do processo, pois é preciso coordenar os diversos mecanismos do Programa e de sua estrutura. No entanto, essa é a hora em que se percebe o real impacto de uma ação, e por isso a mais recompensadora.

É preciso gerenciar inscrições nas ações promovidas pela empresa e cobrar os reportes das ações promovidas pelos voluntários. Para que tudo ocorra com facilidade, é necessário que haja uma boa comunicação entre todos os envolvidos. Por isso, pode ser de grande ajuda ter um Portal de Voluntariado para concentrar todas as informações sobre o programa, permitir que os participantes interajam entre si e servir como um espaço de reporte das ações. Metodologias de gestão de projetos como as que listamos aqui também podem ajudar muito nesta etapa.

Prática 5 – Valorização do voluntário e acompanhamento dos resultados

Como já mencionei, a chave do sucesso de seu programa são os colaboradores. Para que eles se mantenham motivados e ativos, é importante que se sintam valorizados e que vejam os resultados de suas ações. Vale fazer a cobertura das ações voluntárias através de vídeos e fotos, ou pedir que os próprios participantes compartilhem seus registros. Nesse caso, ter um portal de voluntariado pode fazer toda a diferença: além de ser uma forma transparente de dar voz aos voluntários, a ferramenta ajuda a consolidar os resultados das ações de um jeito lúdico e simples.

Mas há também maneiras mais elaboradas de homenagear os mais atuantes, como premiações e eventos. Neste eBook sobre Ações de Reconhecimento mostramos algumas ideias e apresentamos cases de grandes empresas.

Estas práticas parecem óbvias, mas é relativamente raro uma empresa que siga à risca todos estes passos. E na sua organização, como as ações voluntárias vêm sendo praticadas? Compartilhe nos comentários!