Fórmulas e reflexões: um tour sobre o planejamento de programas de voluntariado

Planejar, planejar e planejar!

Essa é uma das melhores fórmulas para garantir que o seu programa de voluntariado funcione com o menor número de imprevistos e riscos no ano que vem, mas também de alcançar os resultados de forma mais eficiente e eficaz.

– Mas que resultados? E eficiência? Eficácia? – Esse será um post em “administrês”, Bruno?

Antes que desista de embarcar, acho melhor se lembrar que um bom planejamento poderá te garantir uma vida mais tranquila em 2019, ou pelo menos novos amigos. Por isso sugiro respirar, pegar seu snorkel, e mergulhar comigo.

Barquinho em mar bravo: vale navegar sem rumo?

Certamente após a frase “vida tranquila” o leitor resolveu ficar por aqui e acalmou a respiração.

Porque “vida tranquila” no dia a dia de um gestor de voluntariado significa, longe de trabalhar pouco, saber exatamente o que vai fazer durante a semana, quanto tempo vai levar para executar as suas tarefas, com quem terá que falar e saber que boa parte dos riscos estão minimizados. Já imaginou?

Nessa parte da nossa conversa quero te convencer um pouco da importância de trabalhar de forma planejada. Eu não sei se ainda há resistências por aí com o termo “um bom planejamento”, mas para algumas pessoas o famoso “ir fazendo ao seu modo” pode ter dado certo até aqui, mas também já ter pregado surpresas desagradáveis, e, se ainda não aconteceu, não se iluda: qualquer hora é hora de um bom “pepino”! Então, por que andar na corda bamba?

Entendo que existam pessoas que gostem de viver fortes emoções, mas não deve ser o caso do seu líder, da sua equipe ou de todo mundo que relaciona consigo às voltas do programa de voluntariado.

Conheço pessoas assim: faz e depois pensa, e confesso que já tive essa fase também. “Vou fazer ao meu jeito”, eu pensava, e sei que é um jeitão bem comum mesmo. Mas por que esse ímpeto precisa ser antônimo a prever riscos e pensar com antecipação?

Não dá para ter um meio termo?

Em alguns casos, especialmente em organizações sociais, isso acontece mais pois agir sem método é a única forma que as pessoas sabem fazer, e gestores de organizações sociais muitas vezes são apaixonados pela causa, mas não são necessariamente formados em gestão. Já nas empresas, onde as boas práticas de gestão são compartilhadas e valorizadas, isso não precisa acontecer!

E o nosso blog é uma boa bússola

Nos posicionando como parceiros dos programas de voluntariado empresarial, em termos de técnica, já compartilhamos no nosso blog alguns conteúdos sobre planejamento, notadamente sobre o V2V Canvas, que tem sido o nosso favorito por vários motivos, dentre os quais a simplicidade.

Sem contar que, hoje mesmo, você poderá participar de um Webinar gratuito sobre Como planejar seu Programa de Voluntariado e tirar as ideias do papel. Restam poucas vagas mas você ainda pode fazer sua inscrição aqui.

Veja como está a programação:

Voluntariado 2019 – Como planejar seu Programa e tirar as ideias do papel.

27/11/2018 às 14h: Como planejar ações de impacto para 2019 – com José Alfredo Nahas, superintendente da ONG Parceiros Voluntários
29/11/2018 às 14h: Como fazer seu planejamento realmente sair do papel – com Marcelo Nonohay, fundador da MGN Consultoria

Além disso, você pode contar sempre com a nossa equipe de atendimento para dicas, assessorias e análises mais pontuais e específicas.

Como se diz, “cada caso é um caso”, e essa é a vantagem de uma conversa mais orientada. Estamos em casa, ok?

Mas ainda assim, considerando que existe muita (ou só) especificidades, resolvi aqui fazer um roteirinho a fim de te guiar numa reflexão acerca da sua responsabilidade enquanto planejador de projetos de voluntariado.

Ah, e só um spoiler: possivelmente esse conteúdo possua mais perguntas que respostas.

Definir objetivos é metade do caminho

Da mesma forma que odeio, eu amo essa frase de Lewis Carroll, porque o que ela tem de “batida” ela tem de verdadeira. E costuma ser daquela verdade incômoda que mexe conosco desde uma maneira mais íntima (do ponto de vista existencial) até aspectos mais ordinários e rotineiros, como andar pelas ruas da sua cidade com gps.

Para o gestor de projetos de voluntariado esse passeio caminha mais ou menos da seguinte forma:

– O que você quer com o seu programa de voluntariado?

(Pense dois minutos e liste uma ou três alternativas).

…

Listou?

Ok. Agora responda:

-O que a sua empresa quer ou espera de um programa de voluntariado?

-E o que os seus colaboradores esperam do programa de voluntariado?

E agora? Complicou um pouco né?

Pois a alquimia de cruzar todos esses parâmetros pode dar algum trabalho na medida em que você tem uma motivação técnica e emocional para a existência do programa – que muitas vezes é alguma transformação ou compromisso social que considere fundamental. Contudo, a sua empresa possui uma razão de negócio ou de aspiração dos fundadores que nem sempre converge com a sua, e para os colaboradores o número de objetivos pode ser maior ou igual ao número de indivíduos… Afinal, cada qual, com a sua bagagem, já cruzou com o chato do gato da Alice.

A ordem para definir os objetivos (se você não passa por um planejamento estratégico) deve, ao meu ver, começar pelas razões da sua empresa, pois se não fosse por isso, você iria fazer o voluntariado na sua comunidade mesmo, desvinculado dessa entidade.

E sendo assim, seguem algumas perguntas ou pistas para fazer uma proposta de objetivos de um programa de voluntariado mais alinhados com a mesma são:

– Qual a missão da sua empresa?

– E quais são os valores expressos?

Sabe por que? Tente pegar aí, no texto dessas declarações da sua empresa, alguma pista, justificativa ou algum gancho para nortear seu Programa. Pois para a empresa, de forma estratégica, é importante que a iniciativa social devolva alguma mais valia no sentido de sua missão, contribuindo para que a empresa se posicione e se relacione com maior qualidade e diálogo junto à sociedade.

Como exemplo, cito algumas palavras sempre presentes nesses posicionamentos corporativos que aí podem servir de gancho como: sustentabilidade, ética, prosperidade, bem-estar, sociedade, planeta, cidade, país e dentre outras.

(Sobre essa coisa do alinhamento estratégico, veja aqui um post nosso inteiro sobre voluntariado e alinhamento aos negócios).

Depois de identificar as sinergias do programa com as motivações de existir da empresa, será necessário ouvir as aspirações dos seus colaboradores. E em uma pesquisa rápida você poderá saber as causas de maior apelo popular. Saber essa informação é essencial porque a adesão dos trabalhadores voluntários é o “abaixo assinado” que os gestores precisam receber na hora de decidir uma causa e os objetivos do programa social.

Se, por exemplo, você retirou da estratégia da sua empresa a palavra “sustentabilidade” e dos colaboradores uma maior sensibilidade para a causa “educação” junto ao público “adolescente”, você já tem aí boas pistas para desenvolver os objetivos gerais bem alinhados.

Se já possui um programa rodando e nunca fez esses exercício, é legal fazer também.

Para quem o timoneiro leva esse presente?

Onde e para quem? Como definir então a causa? As informações que você tem até agora são como um “pressentimento” do presente que você gostaria de dar.

Mas por outro lado, o beneficiário vai gostar? Vai ao encontro de suas necessidades?

Você precisa se inteirar através de pesquisas de campo, conversas com a comunidade, informações gerais na internet, sobre quais são as necessidades prioritárias do ambiente em que você irá atuar com o programa.

É a comunidade vizinha à sua empresa? Quais suas características?
São comunidades vizinhas aos seus colaboradores? Quais os seus pontos fortes?
É o município inteiro ou o conjunto de municípios em que sua empresa tem presença e atuação?

Independente da abrangência:

Qual a necessidade que o seu programa pretenderá suprir?

A matemática do navegador

É fundamental pensar no campo de atuação levando em consideração os recursos que possui para não dar um passo maior do que a perna ou abraçar causas que o seu voluntariado não vai dar conta. A partir de tantos cruzamentos de dados, o ideal é que você ao final conclua em uma equação:

A. Aspiração da sua empresa

+ (mais)

B. Recursos humanos (voluntários afins à aspiração)

– (menos)

C. Causas que não interessam os voluntários

+ (mais)

D. Outros recursos disponíveis (financeiros, materiais, parceiros)

– (menos)

E. Necessidades sociais não identificadas

=

Causa e razão de existir do seu programa de voluntariado e por decorrência, os objetivos gerais.

Ou,

Causa e razão de existir do seu programa de voluntariado = A+B-C+D-E

Talvez no seu caso não seja assim tão simples, ou talvez seja bem mais simples. Essa linha de raciocínio é um caminho, e tão somente uma proposta de caminho para se certificar de que não está ficando nada para traz.

Mas então, qual vem a ser o objetivo do seu programa de voluntariado?

“Simples”:

Defina qual o recorte, ou o recorte de ambição, dentro da sua causa, que você consegue alcançar em um ano.

Em seguida, divida esse recorte como se fosse um bacalhau: como você poderá comê-la um pedaço de cada vez? E então, o nome disso, das fatias, serão os objetivos específicos.

Parece óbvio para os veteranos, mas para outros nem tanto. Os objetivos específicos podem transformar tubarões em sardinhas…

O Parâmetro identidade

Sabe, acho que o parâmetro identidade é algo basilar num programa de voluntariado. Em minha experiência já naveguei perdido atuando e organizando voluntários para atuar em causas sob demanda que pingavam urgentes de todos os lados, sem contextos, nas quais me enrascava justamente pela impossibilidade ou incapacidade de dizer não.

A identidade do programa construída ou revista com base em questionamentos como esses pelos quais passamos pode ajudar a definir a identidade do programa, e assim também definir diretrizes, prioridades e foco.

Um planejamento bem feito te ajuda exatamente nisso: na tranquilidade do escopo do seu voluntariado, das atividades que serão realizadas durante o ano para atingir objetivos muito claros.

Depois disso tudo, tem monitoramento e avaliação, e um front de plano de ação mais tático e metodológico. Mas pretendo aqui não esgotar esses assuntos até que você acesse o nosso material já disponível, discriminado no início desse post, e participe dos nossos encontros essa semana (os webinars).

E assim, com caráter de incompletude, espero que tenha sido uma conversa agradável, aqui, entre eu e você, e que tenha te possibilitado passear por alguns caminhos de reflexão, que é uma atitude importante nesse momento do ano, para a qual nem sempre “temos tempo”.

Mas persisto na dica: converse!

Dê alguns mergulhos, notadamente na realidade das comunidades ou instituições com as quais atua, com parceiros, concorrentes, especialistas, pessoas mais velhas, amigos, inimigos, tente sair da rotina: oxigene. É isso!

Oxigene o seu programa e as suas práticas, para não ficar sem ar com os mesmos problemas no ano que vem!

Se tiver dúvidas sobre o conteúdo do blog, me dê um alô por email: bruno.barcelos@v2v.net

E hoje é dia de Webinar!

Voluntariado 2019 – Como planejar seu Programa e tirar as ideias do papel

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