Qual a importância de um diagnóstico externo junto à comunidade antes e durante uma ação voluntária? E quais são as formas de o fazer? Este post é sobre a importância da comunicação e do diálogo entre voluntários e comunidades.
Estimular o voluntariado corporativo é encorajar que os colaboradores exerçam a cidadania de uma forma ativa. E não há melhor maneira de se envolver enquanto cidadão, do que ampliando as relações dentro das redes e comunidades que integramos.
O diálogo enquanto ferramenta de construção de uma proposta, execução e avaliação, é fundamental para o entendimento das reais demandas e recursos da comunidade.
O diálogo traz potência para as relações
Um Programa de Voluntariado Empresarial é, sem dúvida, a maneira mais efetiva de estabelecer laços entre a empresa e a comunidade. Isso ocorre porque a empresa é representada pelos próprios funcionários, sem terceirizar essa ação.
“Neste contexto, os públicos relacionados evoluem da condição de um grupo de stakeholder e passam todos à condição de cidadãos” (Federação das Indústrias do Estado de Minas Gerais. Como coordenar programas de voluntariado empresarial. Belo Horizonte: Fiemg/2006. V.1).
Por meio de um Programa de Voluntariado Empresarial, é possível superar problemas sociais coletivamente, desenvolvendo competências e habilidades no terreno. Além disso, é importante ressaltar que é fora do ambiente institucional, quando estamos vulneráveis como voluntários e membros da comunidade, que os laços mais fortes são construídos.
“Os voluntários aumentam significativamente seu conhecimento sobre a comunidade, seus direitos e responsabilidades, e aprendem a enfrentar dificuldades por meio do diálogo e da superação de conflitos e limites. A interlocução sistemática com diversos atores presentes na comunidade é um exercício de troca permanente”. (Federação das Indústrias do Estado de Minas Gerais. Como coordenar programas de voluntariado empresarial. Belo Horizonte: Fiemg/2006. V.1).
Um diálogo quando real é sempre bem estruturado
A gestão do diálogo exige que o mesmo seja feito de maneira intencional e organizada, por meio de instrumentos que estimulem essa prática. Sendo que não há “receitas de bolo”: toda realidade exigirá alguma adaptação.
E para que sejam efetivos, os diálogos entre representantes da empresa e da comunidade precisam ser vistos como uma relação entre componentes de uma mesma comunidade, da qual a empresa faz parte. É na horizontalidade que os encontros e o diálogo acontecem, onde de igual para igual eu me expresso: “Eu, como membro da comunidade, não posso usar a empresa como fornecedora, assim como a empresa não pode me capturar para atender aos seus próprios interesses”.
Outra característica de um diálogo real é que a empresa vê na comunidade seus potenciais e a faz crescer com vistas à emancipação dos cidadãos ali presentes. E não apenas com o olhar de carência e de tutela.
Diagnóstico externo: o diálogo para conhecer a comunidade
Sabe quando você participa da brincadeira amigo-secreto e não conhece a pessoa que tirou?
Você compraria um presente com base nas suas próprias preferências e referências ou tentaria se aproximar ao máximo do gosto e da necessidade do seu amigo-secreto?
Grosso modo, é um pouco esse o racional que fundamenta a necessidade de um diagnóstico externo. A empresa, definitivamente, não sabe o que é melhor para a comunidade. Ainda que, em alguns casos, tenha pretensão de saber. E é esse um dos principais motivos pelos quais uma ação de voluntariado não se cria de maneira unilateral.
Por outro lado, não se atende um pedido da comunidade sem fazer uso das competências da empresa.
Ou seja, as soluções para as melhores ações estão sempre no encontro do diálogo entre as partes.
Para um diagnóstico externo é possível analisar dados existentes na internet (pesquisas locais, dados oficiais do governo, matérias de jornais) sobre o território e realizar visitas presenciais para falar com as lideranças sem criar expectativas. O sucesso do programa depende disso. E quanto mais participado for o processo de diagnóstico, melhor.
“O diagnóstico externo deve também ter como foco identificar as capacidades existentes na comunidade, a fim de maximizar seus potenciais. A empresa deve estar preparada para assumir um compromisso com a sociedade, considerar suas opiniões, desejos e necessidades.”(Federação das Indústrias do Estado de Minas Gerais. Como coordenar programas de voluntariado empresarial. Belo Horizonte: Fiemg/2006. V.1).
4 exemplos de diagnóstico externo
Existem muitas ferramentas de diagnóstico externo participativo.
Para chegar nesse ponto, você já tem instituições e líderes comunitários mapeados, conhece os melhores públicos que ajudarão a pensar estratégias de voluntariado transformador, e irá os convidar para idear soluções conjuntas.
Veja abaixo alguns exemplos de ferramentas possíveis, e que te ajudarão no processo diálogo:
1. Brainstorming
A “Tempestade de Ideias” possibilita encontrar soluções de intervenção social por meio da criatividade.
Permite uma elevada quantidade de ideias referentes a um problema, que chegam inicialmente sem filtros, mas que são refinadas durante o processo.
O brainstorming bem-feito estimula a inovação, não julga as diferentes visões e tem sempre um olhar construtivo.
Para melhor aproveitamento da ferramenta de brainstorming será necessário considerar três regras trazidas por Wechsler (2002, 224) e Alencar (2000, 49):
- Evitar o julgamento das ideias: elas não podem ser criticadas ou censuradas, pois tal atitude tende a criar bloqueios no processo participativo.
- Produção de um elevado número de ideias: quanto maior for a produção de ideias, maior será a produtividade e a assertividade.
- Adaptação e aperfeiçoamento através da participação: as ideias podem ser adaptadas, aperfeiçoadas, e nesse processo a participação e o envolvimento tornam-se importantes.
Como fazer:
- Identifique e reúna o grupo de voluntários e representantes da comunidade.
- Identifique o que precisa ser otimizado ou corrigido.
- Permita a tempestade de ideias.
- Separe as melhores soluções com base em critérios construídos coletivamente.
- Baseie-se nas soluções viáveis para propor um plano de ação.
2. Diagnóstico por meio de comitês locais
Trata-se de um processo contínuo de diagnóstico e monitoramento local. O conceito aqui está associado ao das Comunidades de Prática (Etienne Wenger, 2006) e tem a ver com um processo de aprendizagem coletiva.
As Comunidades de Prática necessitam ter um domínio de interesse partilhado por todos, nesse caso, as melhores práticas de voluntariado em favor da comunidade. Assim, unidos por um propósito, os membros valorizam o grupo, a força da diversidade de seus membros, e estão disponíveis para aprender uns com os outros.
Esses comitês internos & externos são formados por integrantes da empresa e da comunidade, e acontecem por meio de atividades conjuntas, em que há uma partilha coletiva das informações e do conhecimento.
É um processo relacional, seja presencial ou on-line, em que um dos objetivos é a manutenção dos vínculos e dos ganhos mútuos.
Veja as fases a seguir:
1ª Fase – Potencial: é uma fase de pesquisa dos melhores integrantes, necessidades locais e entendimento do contexto com base em conversas de conselho. Nesta fase, o comitê de voluntariado precisa de um líder que puxe o processo e que tenha capacidade de diálogo entre as partes.
2ª Fase – Expansão: é uma fase de definição de planos de ação e distribuição de papéis. Deve ter um fluxo ritmado de atividades, pois é nessa constância que se constrói a confiança entre os integrantes. Nessa fase, outras vozes e integrantes se consolidam em suas tarefas.
3ª Fase – Maturidade: há uma maior abertura para novos membros, e o aumento do número de colaboradores traz diversidade e desafios ; ). Aqui se decide a ambição dos planos traçados até agora: manter ou crescer?
4ª Fase – Sustentabilidade: nesta fase, os integrantes da empresa buscam emancipar cada vez mais o processo. Os projetos caminham para se tornar o menos dependentes possível.
5ª Fase – Transformação: as transformações ou até o desaparecimento são naturais e fazem parte do ciclo de vida de comitês como esse. Seja porque o interesse dos seus membros é perecível, seja porque as prioridades foram solucionadas.
3. Design Thinking
O Design Thinking pode ser entendido como um modo de pensar ou como uma metodologia de resolução de problemas, de inovação ou pesquisa.
As fases do processo são:
- Empatia (adesão ao problema).
- Definição (diagnóstico).
- Ideação (processo de criação, colaborativo, recorrendo ao brainstorming e baseado nos princípios da inovação).
- Prototipagem (destinado a perceber a exequibilidade bem como a viabilidade do que se pretende).
- Testing, momento de implementação das propostas. Aqui o objetivo final é a tangibilização da ideia.
Tim Brown (2008) identifica 3 fases no processo de desenvolvimento do Design Thinking: Ouvir, Criar, Implementar.
Na fase de ouvir, está o diagnóstico do Design Thinking.
Nessa fase, o objetivo é reunir dados que mostrem as necessidades e os desejos da comunidade para o programa de voluntariado.
As etapas do ouvir são:
1. Identificar um desafio estratégico junto a um grupo de representantes locais.
2. Avaliar o conhecimento existente sobre esse problema: o que já tentaram fazer? Quais ações já existem nesse sentido?
3. Identificar pessoas com quem conversar externa ou internamente para ampliar a visão sobre o problema.
4. Realizar entrevistas e surveys para coletar informações da comunidade.
Após a etapa de ouvir, o restante do processo pode então prosseguir com mais chances de ser assertivo.
4. Word Café
Trata-se de uma metodologia participativa baseada em diálogos entre indivíduos separados em grupos.
No Word Café é ressaltado o valor das conversas autênticas sobre temas que sejam centrais para os envolvidos. Muitas vezes, não é tomando um cafezinho com um amigo que nós nos abrimos?
Então é esse o convite: para que voluntários conversem informalmente com membros de comunidades e instituições parceiras, buscando identificar problemas, recursos e soluções a serem abordados nas ações de voluntariado promovidas pela empresa.
Essa metodologia propõe um ambiente físico descontraído e agradável, que estimule a interação pessoal e a criatividade, com pessoas reunidas ao redor de mesas onde possa haver alimentos e bebidas.
Fases de execução:
- Criar um contexto definindo bem o tema da reunião para que quem participe entenda e se envolva. Ou seja: quais perguntas sobre a comunidade e as instituições parceiras precisam ser respondidas para que a empresa conheça melhor o cenário e possa, junto aos envolvidos, propor soluções de voluntariado mais efetivas?
- Criar um espaço acolhedor, confortável e seguro.
- Monte grupos de 4 pessoas por mesa. Cada uma deve eleger o seu anfitrião, que permanecerá na mesa, os outros atuarão como “viajantes”, que trocam de mesa a cada rodada.
- Explique que a dinâmica toda irá durar em torno de 1h30min, com 3 rodadas de conversa, e cada rodada será norteada por uma pergunta.
- A primeira pergunta é apresentada visualmente e verbalmente para todos, e o convite para conversar nos pequenos grupos é feito, com a duração de cada rodada sendo em média de 20 a 30 minutos;
- Ao final da terceira rodada, existe o momento de compartilhamento (chamado de colheita), em que todos os participantes, geralmente dispostos num formato circular, relatam o que mais chamou a atenção nas conversas das mesas.
São essas algumas possibilidades, mas ficaram muitas dúvidas?
Em resumo, realizar um diagnóstico externo antes das ações de voluntariado é importante para entender as necessidades, demandas e expectativas das comunidades que serão atendidas.
Isso possibilita que as ações de voluntariado sejam mais efetivas, uma vez que estarão alinhadas com as necessidades reais da comunidade, evitando ações que não atendam às expectativas e que não tenham um impacto significativo.
Além disso, o diagnóstico externo permite uma melhor compreensão do contexto social, econômico e cultural em que as ações serão realizadas, auxiliando na elaboração de estratégias mais adequadas e eficazes.
Caso você não se sinta seguro em relação a essa etapa do processo e suas implicações, é compreensível ter dúvidas, uma vez que não é possível cobrir todo o assunto em um único post.
Nesse sentido, recomendo que entre em contato com a equipe do V2V para uma conversa a fim de compartilhar suas experiências e dilemas.
A equipe estará disponível para fornecer mais informações e esclarecimentos, auxiliando em todo o processo de diagnóstico externo e voluntariado empresarial.