Feliz Ano Novo!!! É hora de retomar as atividades do seu Programa de Voluntariado e viabilizar com carinho tudo aquilo que foi planejado para 2020.
Nesse post vamos dar as dicas do que fazer, desde já, para garantir um ano incrível de engajamento nas ações sociais promovidas pela sua empresa.
Planeje suas atividades
Você provavelmente tem outras tarefas para além de gerir o Programa de Voluntariado. Ainda está muito ocupado(a) com relatórios de fechamento de 2019, ajustes de orçamento e operacionalização de questões como contratos, negociações com parceiros e outras atividades muito comuns da vida corporativa.
Affe! Parece que o ano mal começou e a mente já investe em nos sabotar, dizendo: “-já estou cansado(a) de novo”.
Se esse é o seu caso, é bom respirar bem fundo e não cair nessa.
E para vencer essa armadilha, os 2 maiores aliados do gestor são:
1) revisitar e ter disciplina com as metas e os compromissos assumidos para o ano;
2) ter muito claros os grandes marcos do ano, para que visualmente tenha uma noção do todo a ser feito.
Dessa forma, você não se perde com as prioridades e consegue, passo a passo, implementar o que for mais necessário.
Você tem uma lista de prioridades?
Separe os maiores objetivos por semestres, e detalhe no seu plano de ação tudinho que precisa realizar para que sejam conquistados. Se dividir e quebrar os grandes planos em micro tarefas, poderá deixar programado na sua agenda física ou eletrônica cada uma delas, e com algumas horas por dia ou semana ir executando o que tem que ser feito sem sufoco.
Eu gosto muito de usar os meus lembretes e bloqueios de agendas disponíveis em apps e emails eletrônicos.
Em geral, algumas prioridades para o primeiro semestre são muito comuns nos Programas de Voluntariado, veja algumas abaixo e confirme se estão no seu radar.
Atividades para o início do ano
A primeira prioridade é saber o que você quer! Por isso mesmo, reler com atenção tudo aquilo que você planejou pode ser muito positivo. Principalmente porque você provavelmente precisará fazer adaptações de orçamento, e isso quase sempre acontece.
Aquele exercício daquilo que você pode ou não abrir mão, tem que ser realizado à luz das prioridades da sua empresa e das suas metas sociais, de desenvolvimento sustentável ou de RH. As entregas mais garantidas serão aquelas sustentadas pela estratégia da sua área.
Se concluir que não pode fazer tudo, de novo: selecione as ações que envolvam sua empresa de uma forma mais completa (áreas, pessoas, metas, missão…).
Mas se ainda não tem em mente o que fazer em termos de ações para o ano que acaba de começar, também fique e tranquilo (a): participei em dezembro de um podcast do V2V no qual você pode conferir um pouco quais são as tendências para o ano de 2020, e tirar dali algumas inspirações para o seu Programa de Voluntariado. Confere lá!
Já para os primeiros meses do ano, você provavelmente terá que:
1. Rever a sua base de voluntários:
Quem foram as pessoas que participaram no último ano, ou nos últimos anos, com quem você pode contar para 2020? Se a sua base de participantes é pequena ou muito grande não importa: tente conferir junto ao sistema de gestão de pessoas da sua empresa quais deles continuam como colaboradores/funcionários, e aqueles que não mais.
É possível até um agradecimento formal ou informal para quem já apoiou as causas voluntárias do seu programa, mas que por questões diversas não poderá participar mais!
Depois, marque aqueles colaboradores que são os seus maiores aliados, os mobilizadores locais, que com certeza estão contigo no engajamento de outras pessoas, e que serão voluntários dinamizadores e líderes na hora de planejar e realizar as ações. Esses compõe o seu primeiro target.
Se você possui um portal de voluntariado, a sua base pode ou deve ser atualizada ali também, para que se comunique sempre com as pessoas certas, aderentes, e voluntários em potencial.
2. Abrir inscrições para novos voluntários
Uma vez que já sabe as ações que realizará durante o ano, você pode desde já chamar colaboradores para se inscreverem na sua base ou no seu portal, estimulando e sensibilizando para as causas que irá apoiar.
Veja alguns posts disponíveis com conteúdo sobre como engajar voluntários, e não economize na criatividade na hora de animar as pessoas:
- Como engajar quem nunca participou de ações voluntárias
- 3 maneiras de engajar colaboradores sem tempo para o voluntariado
- Engajamento de lideranças no voluntariado: 4 formas de superar esse desafio
- 7 vantagens de estimular o engajamento social em sua empresa
- Por que se preocupar mais com engajamento do que com participação?
- Como engajar lideranças para o programa de voluntariado? (e-book).
Veja com a sua empresa como você pode viabilizar os termos de adesão ao trabalho de voluntário, que é uma exigibilidade da nossa lei do voluntariado.
(Nesse outro post, você pode ainda rever como organizar a sua política de voluntariado como um todo).
3. Reativar a rede de parceiros externos
Isso implica em retomar o contato com os parceiros e instituições que são afins com as suas causas, e serão os co-organizadores ou receptores das suas ações voluntárias.
Marque um café, uma conversa, ou mesmo uma primeira aproximação para saber como andam os ânimos, os planos, prioridades e dificuldades para o ano que se inicia. É a partir desse diálogo que poderão identificar, taticamente, quais são as ações e datas mais oportunas para ambos.
Em alguns casos você poderá prever ações de voluntariado contínuo, em outros, ações mais pontuais, variando a demanda e o número de voluntários conforme a capacidade de absorção e necessidades.
Nunca se esqueça de deixar em dia as normas jurídicas e de compliance para as parcerias do decorrer o ano. No caso de instituições parceiras, em regra, é sempre importante que estejam com a documentação em dia, aquelas que são exigidas para termos de parceria ou contratos, como Atas de Assembléia, documentos de regularidade fiscal, dentre outros.
Essa relação, empresa – entidade comunitária, deve ser sempre muito horizontal, e você pode se preparar para que mantenha sempre os parceiros especialistas em protagonismo, nunca como mero tutelados.
4. Programar uma possível capacitação dos voluntários
Para os primeiros meses, você pode tentar viabilizar uma capacitação sobre como o Programa de Voluntariado irá atuar durante o ano.
Você pode fornecer informações sobre o contexto e as causas que serão abordadas, apresentação das entidades parceiras, comunicação de um manual para os voluntários com as regras, direitos e deveres, e toda uma sorte de informações que desde já, garantirão uma atuação segura e qualificada dos seus voluntários.
(Quer dicas sobre a formação inicial de voluntários? Veja esse post sobre o assunto).
Se conseguir programar parte dessas tarefas no primeiro trimestre, já terá a estrutura necessária montada para em seguida botar a mão na massa! Também é possível receber uma ajuda externa com alguns serviços de consultoria especializados em Voluntariado Empresarial.
E dicas para isso você poderá continuar conferindo nesse blog, no qual, mais uma vez, estamos preparados para partilhar boas práticas de voluntariado e de gestão o ano todo.
Considere esse espaço o seu melhor amigo e vamos juntos para mais uma rodada de solidariedade.
Que seja um ano incrível! E não deixe de partilhar por aqui quais são os temas que gostaria de ver abordados nesse canal, as vezes a sua necessidade é a mesma de muita gente!
Um abraço amigo 😊
