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Montando o cronograma do seu Programa de Voluntariado em 2018

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Início de ano é época de planejamento! Hora de colocar na ponta do lápis tudo o que sonhamos para os novíssimos 365 dias que virão pela frente.

E para planejar cada um destes dias que estão por vir, nada melhor que um cronograma. Além de ser a ferramenta ideal para gestão do tempo, ainda é um excelente organizador de tarefas, de fácil acompanhamento e que evitará estresses e atrasos no seu projeto.

Ah, não se esqueça de que antes de partir para o cronograma você já deverá ter o planejamento estratégico do seu Programa desenhado. Caso precise de ajuda nesta etapa, confira nosso post Planejamento de Voluntariado: Um guia para gestores e comitês.

Como começar

Gerenciar um Programa de Voluntariado é uma tarefa que passa por diversos desafios. Para realizar uma boa gestão do Programa você precisará prever os desafios que poderá enfrentar e compreender detalhadamente o ciclo de vida do seu projeto. Somente assim será possível construir um cronograma efetivamente útil e alinhado com suas necessidades.

Para iniciar a construção de um cronograma recomendamos utilizar a metodologia de Estrutura Analítica de Projetos (EAP), trata-se de uma ferramenta que transforma um projeto em pequenas tarefas facilmente gerenciáveis. A EAP é organizada em pequenas ramificações hierárquicas, sendo as atividades mais abrangentes inseridas no topo da estrutura e as mais específicas na base.

A EAP normalmente é representada de forma gráfica para facilitar o entendimento e a visualização, conforme exemplo abaixo:

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O importante aqui é que, ao olhar para a EAP, tenha-se a visão de tudo que deve ser feito para considerar o projeto concluído.

Dica: Divida a EAP em etapas conforme o ciclo de vida do projeto (ex: Planejamento, Desenvolvimento, Avaliação, etc).

Com a EAP montada será muito mais fácil organizar e lançar as informações de forma ordenada no cronograma.

 

Montando o cronograma

O primeiro passo será exportar os dados da EAP para o cronograma, as etapas serão os “títulos” das linhas de divisão do seu cronograma, já as tarefas, como o nome diz, são as atividades a serem executadas.

Dica: Tente ser o mais objetivo possível na redação das tarefas, utilizando preferencialmente verbos no infinitivo.

A próxima etapa é definir se há alguma dependência entre as atividades e organizá-las na sequência correta, ex:

Reforma da Brinquedoteca

Etapa 2 – Organização do Espaço

2.1. Limpar a sala (atividade predecessora)

2.2. Montar os Brinquedos (atividade sucessora)

Depois é só estimar a duração de cada tarefa e definir os responsáveis por cada uma delas.

Lembre-se sempre que criar um cronograma realista é o primeiro passo para obter resultados positivos. Não estabeleça prazos impossíveis de serem cumpridos, observe a complexidade das tarefas e promova reuniões com todos os envolvidos para alinharem processos e deadlines.

Dica: Monte o seu cronograma sempre com um calendário do lado, é muito importante tomar cuidado em relação aos feriados e datas comemorativas (atente-se especialmente aos feriados regionais, muitas vezes esquecemos deles).

Normalmente uma planilha em Excel costuma ser suficiente para gerenciar um Programa de Voluntariado de porte pequeno ou médio, além disso existem diversos modelos na internet muito legais (e de graça!) para cronogramas que utilizam essa ferramenta, você pode conferir alguns aqui. Agora se o seu Programa possui uma estrutura mais complexa pode ser interessante usar algum software de gestão de projetos para essa administração.

 

Etapas mais comuns no cronograma de um Programa de Voluntariado

Apontamos aqui um breve levantamento das etapas presentes de forma mais recorrente nos cronogramas de Programas de Voluntariado Empresarial com os quais o V2V possui contato, segue abaixo:

1 – Diagnóstico

1.1. Mapear interesses e iniciativas dos funcionários

1.2. Mapear interesses e necessidades do público beneficiado

1.3. Consultar/Avaliar indicadores de desempenhos dos anos anteriores

2 – Planejamento

2.1. Definir os objetivos estratégicos

2.2. Definir o escopo das atividades

2.3. Montar a equipe de apoio (ex: comitês, departamentos assessores, fornecedores, etc)

2.4. Definir os recursos necessários (ex: investimento financeiro, equipamentos, materiais, etc)

2.5. Traçar estratégia de comunicação

2.6. Traçar estratégia de capacitação

2.7. Definir indicadores a serem monitorados

2.8. Traçar estratégia de reconhecimento

3 – Operação

3.1. Executar estratégia de comunicação (ex: enviar e-mail mkt, postar banner na intranet, etc)

3.2. Executar estratégia de capacitação (ex: realizar workshops, treinamento online, etc)

3.3. Criar condições para a realização do trabalho voluntário (ex: prover estrutura, elaborar manual, etc)

4 – Reconhecimento

4.1. Executar estratégia de reconhecimento (ex: distribuir brindes, comunicar internamente, etc)

  • 4.1.1. Para os voluntários
  • 4.1.2. Para os demais parceiros (ONGs, fornecedores, etc)

5 – Avaliação

5.1. Alimentar indicadores pré-definidos

5.2. Realizar análise quantitativa e qualitativa dos resultados alcançados

 

Para finalizar

Por último, mas não menos importante, não se esqueça de acompanhar constantemente a evolução das atividades traçadas no seu cronograma, afinal é normal fazer ajustes no decorrer da caminhada 😉

Dica: Para monitorar o andamento do projeto utilize gráficos de acompanhamento, pois permitem uma visualização fácil do progresso do projeto em relação ao que foi acordado no cronograma.

 

Esperamos que este material seja útil para o seu planejamento!

Feliz 2018!

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