Como as ferramentas digitais podem ajudar na gestão do voluntariado?

 *Por Anna Carolina Bruschetta

A gestão de projetos e ações de voluntariado empresarial envolve diversas rotinas, processos, fluxos e inspirações e da mesma forma que ocorre com outros projetos, também envolve uma série de dilemas, riscos e desafios.

Sabemos que os orçamentos previstos nesta área geralmente não são os mais vistosos das empresas e fundações corporativas, assim como o dimensionamento das equipes também não.

Em muitos casos, o gestor do programa de voluntariado empresarial divide sua rotina com a gestão de outros projetos das áreas de recursos humanos, sustentabilidade, comunicação corporativa, relações governamentais e institucionais.

Cada vez mais é preciso planejar o tempo, equilibrar recursos e ser criativ@ para propor soluções ágeis de fácil acompanhamento e implementação.

Mas onde afinal encontrar tudo isto?

Já estamos acostumados a buscar na internet conceitos e materiais de apoio para elaboração de políticas de voluntariado, estudos temáticos e até mesmo vídeos que possam ser compartilhados como forma de inspiração.

Mas existem hoje centenas de plataformas multilaterais, aplicativos e ferramentas de conteúdo aberto que podem se tornar grandes aliados em nossa rotina, eles permitem otimizar tempo, facilitar o desenvolvimento de materiais de diversos tipos, apoiar os processos de diagnóstico, avaliação, gestão e contar com uma vantagem essencial: não pesam no orçamento do programa.

Existem hoje centenas de plataformas multilaterais, aplicativos e ferramentas de conteúdo aberto que podem se tornar grandes aliados em nossa rotina, eles permitem otimizar tempo, facilitar o desenvolvimento de materiais de diversos tipos, apoiar os processos de diagnóstico, avaliação, gestão e contar com uma vantagem essencial: não pesam no orçamento do programa.

O que são plataformas digitais multilaterais e ferramentas digitais de uso e conteúdo aberto?

1) Plataformas digitais multilaterais

São hoje grandes ferramentas de produção e compartilhamento de conteúdos e modelos.

São criadas com a premissa de promoverem um ambiente digital que estimule a interação entre todas as partes e não necessariamente ofereçam um único catálogo de produtos.

Nelas é possível encontrar uma ampla variedade de oportunidades de aprendizado, relatos de experiências, modelos, conceitos e produtos que vão se ampliando de forma colaborativa e orgânica.

Elas podem ter dois tipos de acesso: de forma aberta e consequentemente gratuita para 100% de seu conteúdo ou de forma mista, oferecendo parte dos conteúdos abertos e parte dos conteúdos de forma privada e com custos de acesso.

2) Ferramentas e conteúdos digitais de uso aberto

Possibilitam de forma gratuita, além do acesso, permissão para que outros usuários modifiquem, compartilhem e criem sobre modelos e conteúdos já existentes, minimizando principalmente questões legais relacionados a propriedade intelectual e direitos autorais.

(Para saber mais sobre este tema e as restrições legais, conheça o trabalho da Creative Commons)

O que podemos criar com o uso de ferramentas digitais?

•  Peças de comunicação

Nem sempre é possível contar com a assessoria especializada de uma agência de comunicação ou os prazos e formatos sugeridos também não se adequam com as nossas necessidades.

Um dos maiores desafios que os gestores de programas de voluntariado empresarial enfrentam é criar peças de comunicação que sejam envolventes, atraiam atenção em meio a tantas outras demandas e principalmente despertem nos colaboradores das empresas, o desejo de se engajarem e participarem das ações.

E aí vem um grande desafio: nem sempre é possível contar com a assessoria especializada de uma agência de comunicação ou os prazos e formatos sugeridos também não se adequam com as nossas necessidades.

A plataforma digital Canva – que também possui uma versão em aplicativo tem se tornado uma importante ferramenta para criação de qualquer tipo de comunicação.

Com modelos de layouts e templates de uso aberto, é possível criar peças para redes sociais, e-mails, cartazes, modelos de relatórios previamente diagramados além de infográficos, convites, panfletos e ate newsletter.

Ela tem uma versão de acesso gratuito e limitado mas também uma versão de acesso pago e completo.

Tudo que você cria na plataforma fica armazenado nela sendo possível baixar ou alterar o material de qualquer local e equipamento.

• Formulários para avaliação e diagnóstico

Outro desafio que cresce cada vez mais é a necessidade de aprofundarmos o diagnóstico com as comunidades que recebem as ações e ampliarmos o conhecimento sobre o perfil dos voluntários e colaboradores das empresas que participam do programa.

Soma-se a isto, as demandas de avaliação para mensurar a efetividade da aplicação dos recursos, a qualidade dos processos e ações ofertadas e a satisfação dos participantes.

Já foi o tempo em que diagnósticos e pesquisas eram feitos em folhas de papel que, além de exigirem tempo de tabulação ainda refletiam um desalinhamento sobre o uso de recursos naturais.

Hoje, para apoiar o gestor de projetos é possível utilizar as ferramentas Google Form e SurveyMonkey.

Elas possibilitam o preenchimento de forma online e organizam as respostas de forma automática com informações e gráficos em tempo real. Existem versões gratuitas e versões pagas.

Já foi o tempo em que diagnósticos e pesquisas eram feitos em folhas de papel que, além de exigirem tempo de tabulação ainda refletiam um desalinhamento sobre o uso de recursos naturais.

• Plataformas para ampliar o conhecimento

Conceitos e práticas relacionadas com a área de voluntariado empresarial estão em constante evolução, cada vez mais surgem novas legislações, práticas de gestão, relatos de experiências.

Nem sempre dá para acompanhar tudo em cursos ou palestras presenciais mas hoje existem plataformas que compartilham milhares de conteúdos que podem enriquecer a formação tanto dos voluntários quanto do próprio gestor.

É possível encontrar conteúdos e cursos mais densos e aprofundados do mundo todo em plataformas como a EDX ou assistir a vídeos curtos mas muito inspiradores no site ou no aplicativo TED.

Quais os cuidados ao utilizar ferramentas e conteúdos digitais?

Nem toda informação que está na internet possibilita seu uso em escala comercial, existem diversos tipos de licenças e legislações envolvendo direitos intelectuais e autorais, direitos de personalidade e as permissões e/ou restrições de uso de imagem.

Isto significa, por exemplo, que você pode encontrar materiais que possam ser utilizados para fins pessoais, mas que não estejam disponíveis para fins comerciais podendo exigir pagamento de licenças e direitos autorais.

E, em alguns casos, mesmo quando há possibilidade de uso para fins comerciais, também é necessário seguir algumas regras como por exemplo, citar o nome do autor ou a fonte em que este material foi localizado.

Da mesma forma que, ao criar seus próprios materiais, observe se tem interesse em mantê-lo de forma aberta podendo ser acessado por outros usuários daquelas plataformas ou de forma fechada, sendo visível apenas para você ou para quem você queira delegar acesso.

Leia os regulamentos sobre armazenamento e uso de dados que todas as ferramentas e plataformas apresentam quando efetivamos nossos cadastros, verifique por exemplo se elas precisaram ter acesso a câmeras, microfones ou outras ferramentas do seu equipamento – somente aceite estas solicitações de permissão quando fizerem sentido.

Ao utilizar qualquer plataforma em outro computador que não seja o seu, utilize a opção “sair”, como todos os dados ficam armazenados na nuvem, você pode facilitar o acesso não autorizado de outras pessoas para dados da sua empresa e programa e, não esqueça de cadastrar senhas realmente seguras.

Para obter mais dicas de segurança na internet, vale conhecer também o trabalho da Safernet.

Leia os regulamentos sobre armazenamento e uso de dados que todas as ferramentas e plataformas apresentam quando efetivamos nossos cadastros, verifique por exemplo se elas precisaram ter acesso a câmeras, microfones ou outras ferramentas do seu equipamento – somente aceite estas solicitações de permissão quando fizerem sentido.

Lembre-se sempre que o uso das ferramentas e conteúdos digitais é exatamente para apoiar e otimizar recursos, processos e rotinas na gestão do programa de voluntariado empresarial.

E quanto mais você praticar seu uso, mais poderá contribuir com modelos para que outros gestores também possam utilizar, fortalecendo a rede de compartilhamento de práticas e experiências.

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* Anna Carolina Bruschetta é especialista em gestão de projetos de inovação social no Brasil e na América Latina com experiência em gestão e consultoria de programas sociais, parcerias governamentais e ações de voluntariado corporativo. Pós graduada em gestão de projetos pela Fundação Vanzolini e em gestão de projetos sociais pela PUC.