Como estruturar uma Política de Voluntariado

Uma Política de Voluntariado bem estruturada é um tipo de formalidade que confere segurança operacional e estratégica ao programa de voluntariado empresarial. Se construída de forma participativa, resulta em um produto simples e bem comunicado. Dessa forma, acaba também por ser muito bem aceita e aplicada no dia a dia. Melhor do que isso: passa a ser utilizada como referência.

Nesse post, dou uma ideia de formato para uma política de voluntariado, e também de como explorar esse conteúdo no cotidiano do voluntariado.

Composição da Política de Voluntariado

Uma política de voluntariado pode ser composta pelo mínimo dos 5 elementos abaixo, que em seguida descrevo um pouquinho cada.

Introdução ou enquadramento
Direitos dos voluntários
Deveres dos voluntários
Regras gerais
Comunicação

Item 1: Introdução ou enquadramento

No primeiro parágrafo da política, precisamos ser certeiros e ganhar o leitor. Aqui começamos com o resumo da política e quais são os temas cruciais que ela regula.

Como exemplo:

“Essa política define as regras de operação do programa de voluntariado e regula os deveres e direitos de colaboradores voluntários, bem como as responsabilidades dos gestores, além de informações sobre cessão de horas voluntárias, periodicidade e formas de atuação”.

Não se esqueça de sempre incluir no texto palavras que fazem parte da cultura do seu meio organizacional, provocando uma ponte entre essa atividade aparentemente externa: “um corpo estranho” no dia a dia corporativo, com uma linguagem familiar que façam as pessoas da sua empresa perceberem: “–Olha! De fato isso é nosso!”, “- Esse programa de voluntariado é mesmo nosso!”,

Em seguida, você pode introduzir a política com um formato em que:

Apresente o conceito de voluntariado que a sua empresa adota e porque valoriza essa prática;
Enquadre o voluntariado no organograma e estratégia da empresa, contando muito brevemente seu histórico e razão de existir;
Apresente os objetivos gerais e específicos do seu programa para aquele ano em que a política é vigente.

Além disso, na introdução você pode falar de assuntos como:

Público-alvo do programa de voluntariado da sua empresa (ex: crianças, idosos, meio ambiente);
Áreas de atuação do programa da sua empresa (ex: saúde, educação, direitos humanos);
Forma de atuação do seu programa: pontual, contínuo, ações de infraestrutura, ações pedagógicas e por aí vai.

Formalizar esse tipo de informação acima já na política ajuda a “blindar” sugestões, indicações, e outras formas de atuação que sempre aparecem por solicitações externas e internas, e que por acaso fujam ao alcance e aos objetivos originais do programa. Ou seja: te embasa a dizer “nãos” e “sins”.

Uma política pode ajudar a manter o foco da atuação e atingir os resultados que planejou com os recursos disponíveis.

Item 2: Direitos dos voluntários

Os direitos dos voluntários são importantes de serem expressos, pois dão clareza para quais são os meios facilitadores para os colaboradores que pretendem sair de sua rotina atribulada e exercer um trabalho social espontâneo.

Aqui, você pode dizer expressamente o quanto a sua empresa valoriza e endossa o trabalho voluntário, como uma prática legitimada pela alta gestão. Digo isso pois há narrativas de voluntários que sofrem uma espécie de “sabotagem cultural”, tratados por colaboradores não voluntários ou gestores como em uma atividade de “não produção”.

O principal direito do voluntário no contexto empresarial é que ele saiba que pode fazer trabalho voluntário sem sofrer sanções diretas ou coações indiretas.

Também é direito do colaborador saber quantas horas por ano a empresa disponibiliza para fazer o seu trabalho e quais os recursos estão disponíveis, sejam eles financeiros, pedagógicos, de materiais (camiseta, boné) e quaisquer outros.

Muitas vezes podemos estabelecer em política que receber capacitação adequada é um direito do voluntário, que vai desenvolver um trabalho fora de sua área de conforto, em temáticas que às vezes não domina, e com um público com o qual talvez não saiba como se relacionar.

Também são direitos a serem analisados: cobertura de despesas (transporte, alimentação), segurança, e, claro, receber o devido reconhecimento.

Item 3: Deveres dos voluntários

Os deveres dos voluntários passam em primeiro lugar por todos aqueles já expressos nos códigos de ética ou de conduta da empresa. Quando um colaborador parte para a comunidade em nome da empresa, ele representa a empresa ali naquele ambiente externo. Ou seja, é como um bandeirante dos padrões de comportamento e valores com os quais a empresa se posiciona.

Além disso, é possível estabelecer em política deveres do tipo:

combinar com antecedência as ações de forma que fiquem previamente acordadas entre gestores e todos os colaboradores da área;
participar das capacitações oferecidas;
comparecer nos horários marcados e cumprir os acordos;
reportar os resultados das ações realizadas, e também as despesas – caso hajam.

Item 4: Regras gerais

Regras gerais são algumas informações que podem ser previstas de acordo com especificidades da sua empresa e do programa como:

Direitos e deveres dos parceiros

É altamente aconselhável criar um parágrafo que discrimine os direitos e deveres das instituições ou comunidades beneficiárias que fazem parceria com o programa. Cada caso precisa de sua análise específica, mas uma obrigação comum é o cumprimento da lei do voluntariado (Lei 9.608) que determina a existência de um “Termo de Adesão ao Trabalho Voluntário”. Veja aqui um modelo.

Governança

Se o seu programa atua em comitês, pontos focais e grupos de trabalho, e ainda possui uma coordenação, um conselho consultivo, ou instâncias de aprovação, é importante que isso esteja expresso na sua política. Especifique os papéis dessas instâncias, a sua periodicidade e também os direitos e os deveres dos mesmos.

Proibições

Enquanto coordenador de um programa de voluntariado, você pode estabelecer na política ações que são proibidas para a realidade da organização. Estas restrições têm o objetivo de evitar alguns riscos e podem ser validadas com o apoio de seus gestores e do setor jurídico. Alguns exemplos: transporte de crianças para passeios, arrecadações de dinheiro em espécie com parceiros e clientes, temáticas delicadas e que exigem demasiada especialização. Quanto mais riscos prever, melhor. Tentando sempre, em bom senso, não inviabilizar o programa ou deixar demasiado rígido.

Além disso, é sabido que algumas empresas possuem suas próprias regras de construção e comunicação de normas. Por isso, sugiro sempre envolver os responsáveis por essa parte para que o documento ali disponibilizado esteja de acordo com as normas da empresa, aprovado nas devidas instâncias e, por consequência, internamente assegurados.

Item 5: Comunicação

A comunicação diz da forma em que os voluntários podem divulgar suas ações previamente, bem como onde é possível divulgar os seus resultados. Seja em murais ou em portais de voluntariado, o importante é estabelecer canais disponíveis para fins de mobilização e reporte, que no voluntariado, são essenciais.

A comunicação também explicita os canais de apoio ao colaborador, que na maioria das vezes são os próprios coordenadores de voluntariado, mas que também podem ser os gestores diretos.

E depois da política pronta? O que fazer?

O famoso: “como está em nossa política” ou “conforme a nossa política de voluntariado” remetendo-a ao maior número de textos internos, emails, materiais de apoio e capacitações, mantendo-a sempre viva.

Integrar a política em kits de boas vindas e em manuais é também bastante apropriado.

Não é o assunto mais divertido quando se trata da gestão do voluntariado, mas é seguramente dos mais necessários. Então: muito pragmatismo, articulação e gestão de riscos para ter uma política eficaz e que proteja o seu programa como um todo e a todos os envolvidos nele.

Essas informações foram úteis para você? Também tem dicas para políticas de voluntariado? Fale conosco!