Boas práticas para gestão do voluntariado em organizações sociais

As organizações sociais atuam em diversas frentes e iniciativas e seria quase impossível englobar todas as realidades em um único post.

A multiplicidade de tamanhos, causas, geografia, recursos, natureza jurídica e governança gera boa dificuldade de criar marcos regulatórios e padronização de práticas, contudo um ponto em comum dentro de toda essa pluralidade é a constante necessidade de voluntários para possibilitar a sua operação.

Uma iniciativa da sociedade civil sem fins lucrativos, em geral, nasce por uma necessidade ou por um ideal e quase nunca dispõe de uma quantidade suficiente de trabalhadores remunerados para concretizar sua missão.

A forma de gerir esses voluntários que chegam as vezes de forma aleatória, inesperadamente, ou simplesmente não chegam, pode ser um diferencial para aqueles que estão no dia a dia agitado dessas instituições.

Muito tem se falado aqui nesse blog, da ciência de empresas que desenvolvem projetos de voluntariado, mas esse post pretende dar alguma luz para as instituições sociais.

Planejar é fundamental

Existe uma fala recorrente no ambiente do voluntariado que é:

“as organizações sociais precisam aprender como receber voluntários”.

Em alguns casos essa fala é advinda de um Programa de Voluntariado empresarial que não conseguiu planejar uma ação adequadamente junto com a instituição parceira. Erro da empresa.

Em outros casos, advém da própria instituição que não soube como conciliar as atividades em sua rotina.

Tanto no primeiro como no segundo caso, a palavra planejamento deve ser um mantra, e quanto mais minucioso ele for, menos chances você terá de errar.

Uma instituição do terceiro setor carece de ter para além do seu senso de missão e de sua proximidade com o público beneficiário, o pragmatismo de conseguir medir os seus objetivos de curto e médio prazo, ainda que esse escopo seja “prestar a mínima assistência possível”.

Compreensão do cenário

Há vários informações que precisam estar na ponta do lápis, como por exemplo:

  • A quantidade de pessoas em atendimento dada a minha capacidade operacional;
  • Os resultados que pretendo obter em número de doações, recuperações, encaminhamentos ou aprendizagem (a depender da sua causa);
  • O tamanho de zero a X de orçamento que possuo;
  • Com quantas pessoas eu posso contar.

Os voluntários entram quando a conta não fecha em número de colaboradores com a finalidade de suprir uma necessidade de operação, e não apenas a necessidade de voluntariar de um indivíduo, ou de rodar o Programa de Voluntariado de uma empresa. Se isso acontece, indivíduo e empresa “capturam” a instituição para cumprirem seus anseios, quando a motivação para a entrada de voluntários em uma entidade do terceiro setor deve ser sempre a resolução de uma dificuldade pública-comum.

E aí, que você como gestor dessa instituição, deverá saber exatamente do quê necessita e por quanto tempo, para então ir para atrás de sua rede de contatos e bancos de voluntariado, buscando esses voluntários adequadamente.

E não se acanhe: você precisa mesmo de um grande volume de voluntários? Ou está perdendo tempo e energia recebendo um tipo de voluntário que não se aplica às suas necessidades apenas porque uma empresa pediu e você tem medo de perder o parceiro que as vezes pode ser um financiador?

Para quê você precisa de um voluntário? Delimite a necessidade – contínua ou pontual – e vá atrás desse perfil.

De qual voluntário você precisa?

Não pode ser qualquer um.

Pense nisso, de fato apenas com boa vontade não se cumpre os seus objetivos sociais que são tão nobres. Em muitos casos se a sua causa for saúde, por exemplo, você irá precisar de voluntários muito bem qualificados. Quanto mais preparados eles forem, menos você terá que investir em formação.

Por isso, de antemão, tente preencher, se possível, os quadros principais da sua atividade social com mão de obra qualificada e remunerada. Desde os profissionais administrativos e financeiros até os técnicos especialistas, como os pedagogos, psicólogos, médicos, enfermeiros, alfabetizadores e outros.

A sua equipe de colaboração contínua, de novo, dentro de suas possibilidades, tem que ser ao máximo de colaboradores fixos. As atividades de apoio e esporádicas, essas sim, são as ideais para os voluntários.

As esporádicas ou pontuais são aquelas que precisam as vezes de uma força tarefa coletiva, como uma doação, realização de um evento, mobilização da comunidade, ou mesmo individuais como uma consultoria em um tema específico.

As contínuas podem ser um conjunto de oficinas ou atendimentos complementares, como aulas de línguas, oficinas profissionais ou tecnológicas, de artes, atendimentos ao público alvo ou atendimentos à sua necessidade de gestão, como uma rotina mensal com um contador, um advogado, economista ou administrador, por exemplo.

Estabeleça e formalize as responsabilidades esperadas

Falo sobre voluntário em carga horária complementar não porque não existirão voluntários muito qualificados, muito pelo contrário, há voluntários bastante especializados e competentes que poderão te auxiliar, advindos inclusive de empresas e em cargos super qualificados e preparados.

O ponto é que independente do seu grau de compromisso, eles são como o nome diz, voluntários, e estarão com você desde que as suas atividades obrigatórias não os demandem. E é natural, se eu sou um voluntário em uma causa, por mais que eu seja compromissado e apaixonado, ainda assim corro o risco de falhar.

Se você tem um Programa de Voluntariado bem montado em sua organização social, é justamente a estrutura desse programa que poderá garantir que possíveis faltas não comprometam as atividades, mantendo um cadastro reserva de prontidão por exemplo.

Aí, entra o tamanho da responsabilidade que se espera de um voluntário numa instituição.

Ora, na situação hipotética acima, por exemplo, que é a possível falta de um voluntário, a responsabilidade pode ser tanto do voluntário em suprir as suas atividades imediatamente, quanto da instituição em ter um processo que substitua imediatamente um faltante.

O consenso é que um Programa de Voluntariado bem montado irá definir desde o seu contrato com o voluntário, que no Brasil também se chama “Termo de adesão ao trabalho voluntario”, quais são as responsabilidades de cada um.  

Sendo bem enfático, a questão das responsabilidades precisa ser muito bem estabelecida e irá definir uma sequência de outros problemas. Veja aqui alguns conteúdo do nosso blog que podem te ajudar muito na construção de uma política de voluntariado: Como estruturar uma Política de Voluntariado.

Considere o que as pessoas querem saber antes de se engajar

Antes de topar um desafio proposto, as pessoas querem saber mais sobre o projeto, o tradicional saber “onde está se metendo”. Veja algumas perguntas bem frequentes por parte dos voluntários:

  • Quanto tempo devo me dedicar?
  • O que você gostaria que eu faça?
  • Com que grau de impacto? Ou seja, quão profundo é o resultado que espera de mim?
  • Quem são as pessoas que vão trabalhar comigo nesse projeto?
  • Quais são as ferramentas que eu terei para me ajudar nesse desafio?
  • A organização realmente está por trás disso (em iniciativa e suporte?)
  • Meu tempo será valorizado e bem usado?
  • Eu serei treinado?
  • Se eu tiver dúvidas, a quem devo recorrer?
  • Algo mais que eu deva saber?

Depois que definir o que espera dos voluntários para sua instituição, tente uma forma de deixar bem claro qual será o processo do voluntário dentro de suas atividades. E explique o projeto com clareza.

Instrua ou capacite os voluntários

Seja numa conversa inicial, ou em um processo mais formal de capacitação, garanta que em algum momento os voluntários sejam formados para atuar na sua instituição. Esclareça as competências comportamentais esperadas, técnicas, cuidados e outras informações que achar pertinente.

A formação inicial é muito importante e tenho aqui um conteúdo específico só para isso: Saiba o que é importante na hora de fazer a formação inicial dos voluntários.

Peça um help!

Sei que esse conjunto completo de dicas pode não se adequar à sua realidade, e que muitas vezes você não terá recursos nem tempo para colocar todas essas ações em prática.

Vá aos poucos. Tente passo a passo ir incorporando essas práticas.

Na medida em que você vai trazendo para sua rotina melhores práticas de gestão, a tendência é que vá libertando tempo para ir organizando outras áreas.

O momento atual em pandemia que vivemos torna tudo mais delicado, por isso, para qualquer dessas etapas em relação a como efetivar parcerias com voluntários: peça ajuda!

Pode pedir a nossa ajuda ou de outros agentes que considere confiáveis que te instruam, e partilhem algum suporte agora e depois.

Só não perca: a voz, a força, o brilho nos olhos e o propósito. Pois se você empreende na área social você é um agente necessário, agora, mais do que nunca.

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Bruno Barcelos

-Quatorze anos de significativa experiência nas áreas de Sustentabilidade, Investimento Social Privado, e Voluntariado, com foco em planejamento, gestão, monitoramento, e avaliação de iniciativas privadas e públicas. Bem como experiência em gestão (estratégica – operacional) empresas e em ONGs e articulação entre parceiros dos setores diversos. Amplo experiência no desenvolvimento de assessorias, capacitações e palestras nos temas acima citados, adicionalmente às expertises em prospecção, atendimento, negociação, venda, e na criação/customização de soluções para empresas de grande, pequeno e médio porte nos temas correlatos.

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