7 motivos matadores para ter um Portal de Voluntariado em sua empresa

Em 2001, nós da V2V (que, na época, atendia pelo nome de Portal do Voluntário) criamos o primeiro Portal de Voluntariado. Nascido antes das redes sociais, era uma espécie de “classificados” em que qualquer pessoa da comunidade podia divulgar uma ação social que estivesse organizando. Do outro lado, pessoas que tivessem vontade de fazer algo pelo bem da comunidade mas não sabiam por onde começar, podiam oferecer ajuda participando das ações cadastradas.

Hoje em dia, nos especializamos em Portais Corporativos de Voluntariado, o que nos traz uma possibilidade maravilhosa de observar a dinâmica que o engajamento social promove nas empresas. Cada melhoria na plataforma é feita após observar o comportamento dos usuários e as demandas trazidas pelos nossos clientes – e é aqui que a gente aprende um bocado. Com essas conversas e estudos, descobrimos que um Portal de Voluntariado pode beneficiar as corporações de maneira surpreendente – e abaixo compartilho com vocês algumas delas:

 

1) Monitorar os indicadores e medir o impacto do Programa

Supondo que você já promova ações de voluntariado na empresa: qual o total de colaboradores que se engajaram nas ações no último ano? Qual o total de pessoas beneficiadas? Quantas horas os voluntários dedicaram às atividades? E quantas horas você dedica para conseguir todos esses dados?

No mês passado, a Azul Linhas Aéreas divulgou seu Balanço Social referente ao período de 2014 a 2016. O documento traz uma série de indicadores sobre a organização, entre eles:

• 1.300 pessoas (mais de 10% do total de funcionários) participam ativamente do Programa de Voluntariado da empresa;
• Mais de 70 instituições foram beneficiadas pela empresa com a ajuda destes voluntários;
• Mais de 190 ações foram realizadas;
• Mais de 4.200 horas de trabalho foram doadas.

E como a Azul coletou todos estes números, já que os colaboradores estão distribuídos entre mais de cem aeroportos? Resposta: por meio do seu Portal de Voluntariado. Nele, os grupos de voluntários registram as ações que promovem e inserem desde resultados em números até fotos das atividades realizadas. Conforme esses registros vão sendo feitos, a coordenação do Programa pode acompanhar os indicadores do Programa em tempo real.

Na verdade, os dados consolidados ficam disponíveis para toda a empresa, o que nos leva ao próximo tópico desse texto: o sentimento de unidade e pertencimento gerado nos colaboradores.

 

2) Trazer senso de unidade e pertencimento aos colaboradores

Em empresas de 50 funcionários já é possível notar que as pessoas se dividem em pequenos grupos, seja por comportamentos e gostos em comum, seja porque trabalhem fisicamente próximos uns aos outros. Agora imagine uma organização com cem, mil ou 10 mil colaboradores. É comum que eles conheçam apenas poucos colegas em torno de si, e que se sintam apenas um número quando se trata da empresa como um todo. Quando a empresa se divide em diferentes localidades, esta situação é ainda mais grave e pode prejudicar o engajamento no ambiente de trabalho. Nesse cenário, mesmo os colaboradores que atuam em ações na comunidade costumam se sentir sozinhos ou deslocados por não saber, ou apenas saber por alto, o que o restante da organização vem fazendo.

Por outro lado, quando há uma plataforma de voluntariado que permita a troca de ideias entre os colaboradores da empresa, cada pequeno grupo de voluntários percebe que faz parte de um movimento maior e mais encorpado. Ele vê ações que os colegas estão realizando em outras unidades ou mesmo em outras regiões do país, e percebe que não está sozinho. Este concurso de fotos promovido pela C&A é um exemplo claro de como a interação pode reforçar a cultura organizacional.

 

3) Concentrar todas as informações sobre o Programa em um só lugar

Não importa se a empresa organiza ações para que os colaboradores se inscrevam como participantes ou se são os comitês de voluntariado – ou os próprios voluntários, individualmente – que estão promovendo as atividades. Um portal pode ser o local onde o colaborador vai procurar ações das quais possa participar, ou onde vai saber das ações que estão ocorrendo em outras localidades. Também é ali que ele vai encontrar A Política de Voluntariado, o Manual do Voluntário ou qualquer outro material que a coordenação do Programa precise disponibilizar.

Ou seja: economiza-se um bom tempo que geralmente era gasto respondendo repetidas dúvidas de voluntários, enviando arquivos em diferentes mensagens ou reencaminhando newsletters porque o voluntário viu a divulgação da ação mas não sabe onde foi parar o e-mail que continha as informações. Com tudo concentrado em um só lugar, o voluntário pode ver cartazes de divulgação de uma campanha, por exemplo, e saberá que o portal é o local onde ele vai encontrar mais detalhes sobre como participar.

Se você ainda duvida da importância de se ter tudo organizado, vai mudar de ideia ao conhecer a Rede de Ações Sociais Itaú. O portal de voluntariado da empresa traz quase 1.500 ações voluntárias promovidas por mais de 120 comitês e grupos, e 18 mil colaboradores não só no Brasil, mas também no Chile, Argentina, Paraguai e Uruguai. Ufa! Agora imagine como seria organizar estas informações sem um grande portal.

No caso de uma gincana ou competição solidária, o benefício é ainda maior. Isso porque a plataforma pode concentrar os regulamentos e manuais, além das inscrições das equipes e registros das ações. Acompanhar em tempo real as atividades registradas pelas equipes facilita um bocado a vida do gestor de voluntariado!
 

4) Aumentar a visibilidade e alcance do Programa

Tem sido cada vez maior o número de empresas que, em vez de convidar seus empregados para atividades pré-elaboradas, optam por estimular que os próprios colaboradores organizem ações voluntárias com o apoio de comitês locais. Falamos sobre isso neste post sobre as tendências do Voluntariado Empresarial, mas basicamente o motivo é o seguinte: um bom material orientativo e uma comunicação eficiente com pontos focais regionais permitem que o programa ganhe capilaridade e chegue a colaboradores localizados fora do escritório central sem o envolvimento direto da equipe de coordenadores do voluntariado. E é aqui que entra novamente a importância de se ter um Portal: ele facilita a comunicação com os comitês locais, já que permite compartilhar de maneira organizada documentos, manuais, fotos e registros das atividades.

Pra completar, essas informações ficam disponíveis para toda a empresa (ou até para o público externo, se a empresa quiser) o que aumenta consideravelmente a visibilidade do Programa.

 

5) Dar voz aos colaboradores

Já explicamos aqui no blog por que dar voz aos funcionários é fundamental para um bom Programa de Voluntariado. Até mesmo um grupo em uma rede social como o Facebook já traz o benefício de fazer com que os colaboradores possam se expressar, trocar ideias com os colegas e se sentirem ouvidos pela empresa. Já um bom portal de voluntariado permite que essa comunicação flua de maneira mais organizada e, principalmente, mais alinhada às estratégias do Programa. Permitir que os colaboradores registrem suas experiências com fotos e depoimentos, estimular que sugiram novas iniciativas na empresa ou dar espaço para buscarem apoio a organizações que já ajudam em sua vida pessoal são formas de trazer o voluntário mais para perto, de mostrar que a empresa dá valor ao que ele tem a dizer.

A MRV Engenharia apostou nesta premissa e lançou seu Programa de Voluntariado já com um Portal contendo não apenas as ações da empresa, mas também um espaço para os colaboradores divulgarem iniciativas independentes. O resultado: em menos de um ano a plataforma já contava mais de 1.000 voluntários engajados e entusiasmados com o Programa. Você pode conferir esta história aqui.

 

6) Otimizar o processo de inscrições nas atividades

Seja uma ação voluntária, uma capacitação presencial ou um evento de reconhecimento, é necessário saber quantas pessoas estão interessadas em participar e quem são elas. Já perdi a conta de quantos gestores de voluntariado me procuraram falando que precisam urgente de um sistema que os ajude a monitorar as inscrições para uma ação. Já ouvi histórias de pessoas que receberam mais de 400 e-mails ao organizar um único evento!
Soluções simples como um Google Form já ajudam a colher os dados dos voluntários inscritos. Mas ainda fica uma questão a ser resolvida: a de cancelamentos e desistências.Se você tiver uma boa plataforma de voluntariado, poderá acompanhar em tempo real as inscrições e cancelamentos.

Se você tiver uma consultoria parceira atuando na organização das atividades, é comum que ela faça esse monitoramento manualmente. Mas com o apoio de uma plataforma, o consultor fica liberado desta tarefa operacional e poderá te apoiar de maneira mais estratégica e relevante.
 

7) Promover a colaboração entre os funcionários

Esse é um tema que sempre me empolga quando falamos de Voluntariado Empresarial. Sabe quando o avião está prestes a decolar e a aeromoça diz que em caso de despressurização da aeronave devemos primeiro colocar a máscara de oxigênio em nós mesmos pra depois ajudar a pessoa ao nosso lado? Essa instrução é essencial porque, se não estivermos respirando normalmente, não conseguiremos ajudar o próximo. No Voluntariado Empresarial é a mesma coisa. Só há impacto real na comunidade se internamente a empresa tiver um clima organizacional saudável, com um ambiente realmente colaborativo. Caso contrário, as ações tendem a ser superficiais, com resultado aquém do seu potencial transformador.

A companhia de energia Enel já sabia disso bem antes de nós aqui da V2V. Quando eles nos procuraram para criar seu Portal de Voluntariado, pediram que ele não só abrigasse as ações do Programa, mas que também permitisse a troca de conhecimentos entre os próprios colaboradores. Na época foi uma novidade pra nós, e criamos o módulo Troca de Talentos com uma enorme curiosidade do que poderia sair dali. O resultado não poderia ser mais estimulante: as trocas ultrapassaram as habilidades relacionadas a arte ou esportes e abrangeram conhecimentos diretamente relacionados ao trabalho, como técnicas de negociação ou dicas para criar uma boa apresentação. Você pode ver esse case em detalhes aqui.

Coincidência ou não, as atividades registradas na plataforma mostram um impacto surpreendente quando as ações ocorrem na comunidade. No ano passado, por exemplo, a campanha Natal com Propósito mostrou que pouco mais de 100 voluntários conseguiram beneficiar quase 3.600 crianças doando presentes e organizando festas para celebrar a data!