Como garantir a qualidade nas campanhas de arrecadação

A publicação do Conselho Brasileiro do Voluntariado Empresarial (CBVE), “Voluntariado Empresarial: do Conceito à prática”, quando descreve as modalidades de voluntariado empresarial no Brasil, inclui a prática de ‘doações’ como forma de voluntariado empreendido por empresas. Eu estive presente nas assembleias, e lembro-me bem que não foi um consenso aberto.

Vamos aos fatos:

A verdade é que, unanimidade ou não, as doações de bens materiais continuam sendo necessárias e bastante praticadas pelos programas de voluntariado em geral. Afinal, se até então há demanda, há quem observe isso e queira contribuir!

O post dessa semana mostra como você pode qualificar as campanhas de doação que realiza na sua empresa para que assim sejam: enquanto processo um aprendizado coletivo e motivador, e em termos de resultados, um sucesso e um capricho!

Então por onde começam, com qualidade, as ações de doações?

Nas campanhas de doações, como orienta o Guia para Ações de Arrecadação, do Santander, você pode organizar a arrecadação e o direcionamento de:

  • alimentos;
  • agasalhos;
  • itens de higiene pessoal;
  • livros e brinquedos.

E vale ressaltar que essas arrecadações também são muito utilizadas em situações de desastres ambientais, ou de outros gêneros, sendo que as climáticas, infelizmente, estão cada vez mais comuns.

De acordo com o Guia, você antes de mais nada, compondo um grupo de voluntários ou sendo o coordenador de um projeto de voluntariado, precisa encontrar uma organização social que precise dos itens a serem arrecadados, e alinhar com a mesma (ou as mesmas) a quantidade necessária de material.

Comece mapeando as necessidades

As ações relacionadas a esses casos emergenciais estão muitas vezes ligadas a ações mais amplas de ajuda humanitária. Portanto, para além de estudar o que vem sendo praticado por aí, antes de sair fazendo, o ponto de partida indicado é ainda mapear as organizações e as suas necessidades atuais ou futuras.

Não dá para deixar de lamentar que já aconteceram nos últimos tempos alguns casos de campanhas de arrecadação em que esse levantamento não foi feito, e no lugar de doarem água (material necessário) grupos de voluntários doavam agasalhos, ou no lugar de doarem colchões e mantas (material necessário) doavam comidas. Gerando muito desperdícios de esforços e recursos!

Por isso atenção (!): Um diálogo com a entidade final, ou com aquele grupo de pessoas que intermedia as demandas locais ou institucionais é essencial.

E se quiser saber mais sobre esse assunto especificamente, tenho duas sugestões de leitura:

Outras dicas:

Depois disso, conforme as dicas do Fundo Global para as Mulheres, o que é aconselhável:

Comprometa-se com a sua causa

A arrecadação bem sucedida de doações requer que você convença doadores que a causa que você apoia é verdadeira. É fundamental que você conheça bem o seu trabalho e seja capaz de explicar com clareza o porquê dele.

Envolva os doadores na sua causa

Qual é a melhor forma de comunicar as questões mais importantes do seu trabalho que também facilite a compreensão dos mesmos por parte dos doadores?

Peça

Se você quer que uma pessoa ou uma agência doe, peça por isto! Muito raramente doadores contribuem sem que o seu apoio seja requisitado em primeiro lugar. Quando receber doações, lembre sempre de agradecê-las o mais rápido possível e de informar aos doadores como a doação irá ajudar na causa.

Para isso, utilize os meios de comunicação formais e informais disponíveis na sua empresa.

Faça a diferença: capriche naquilo que é tido como “desvantagem” 

Conforme o CBVE, essas são as vantagens e desvantagens das ações de doação:

Então, para cada um desses públicos, como podemos realizar ajustes e adequações a fim de “fazer bonito” nas ações de arrecadação de nossas campanhas sociais?

1) Para os beneficiários

Defina um processo, ainda que simples, para o controle dos itens arrecadados.

Isso pode ser feito por um grupo de voluntários líderes, por um grupo especificamente recrutados para essa finalidade, e também previsto num regulamento ou guia que englobe todas as orientações para que a separação e a seleção dos materiais sejam criteriosas. Por exemplo:

Agasalhos

Os itens precisam estar limpos ou reparados, separados de acordo com o público para o qual será direcionado, como diferenciado entre crianças e adultos.

Para a doação de cobertores, também a limpeza e higiene é fundamental.

Brinquedos

Separados por tipos, por idades, e por qualidade: brinquedos quebrados geram frustração, e tente excluir aqueles que não são nada educativos (por exemplo, as arminhas de brinquedos e afins). Existem ainda aqueles que podem ser reparados, e, nesse caso, uma força tarefa própria para o reparo de brinquedos pode ser uma outra atividade de voluntariado específica, feita entre pais e filhos por exemplo, e possivelmente muito da divertida!

Livros e materiais didáticos

Claro, também precisam de um crivo de qualidade, para além da curadoria por idade, é interessante observar se contém o conteúdo completo, se estão em qualidades higiênicas adequadas (livres de traças, fungos e outros agentes que possam fazer mal à saúde) e se abarcam um conteúdo minimamente interessante. Por isso, é mandatória a reflexão: se é um livro que você não gostou de ler, ou que não é mais útil ou obsoleto para si, será um conteúdo apto para outras pessoas?

– Alimentos

Para os alimentos, o cuidado precisa ser ainda maior. Por esse motivo, partilho aqui o Guia de Avaliação de Alimentos Doados aos Bancos de Alimentos onde especificidades por alimentos podem ser observadas. Sendo que a limpeza, higiene, o acondicionamento, o transporte e o prazo de validade são exemplos de variáveis a serem estritamente observadas.

No e-book que citei anteriormente, que nós do V2V  preparamos, sobre “Ações Emergenciais”, você pode encontrar outras dicas valiosas de como proceder nesses casos no detalhe fica aqui o reforço.

“Como garantir o melhor aproveitamento das doações?

A) Sempre que possível, separe o vestuário considerando tipo (calça, camisa, agasalho), gênero (masculino, feminino) e tamanho (bebê, infantil e adulto).

B) Roupas devem estar em bom estado. Roupas com furos ou manchas são enviadas para ONGs que as aproveitam, como confecção de colchas de retalhos, caminhas para animais, entre outras. 

C)  Calçados precisam estar sempre amarrados aos seus pares, pois como o volume de doações é muito grande, quando um par se perde é praticamente impossível reencontrá-lo.

D) Algumas instituições como a Cruz Vermelha não possuem oficina para conserto de roupas, eletrodomésticos e outros produtos quebrados, por isso não são aceitas doações nessas condições” (e-book Ações Emergenciais do V2V e Cruz Vermelha). 

2) Para o colaborador voluntário

Para o colaborador é super interessante que os mesmos participem do processo: que sejam proponentes de campanhas e de entidades/comunidades beneficiárias.

Que participem da coleta dos materiais, acondicionamento, triagem, transporte, entrega, e até mesmo sejam premiados pela sua performance – por que não?

Na proposição de entidades, causas e campanhas por parte dos colaboradores o que deve se ter em conta são as diretrizes do programa: se estão de acordo com os objetivos estratégicos e se as instituições propostas como beneficiárias estão conforme compliance ou exigências que o seu jurídico faça.

Acho que não é preciso dizer: por favor trabalhem com instituições que fazem um trabalho sério!

Transporte

a empresa deve prever como os itens doados serão transportados.

Segundo, Guia de Melhores Práticas para  Doações em Espécie elaborado pelo Rotary Internacional, “sempre que possível, o doador deve arcar com os custos de transporte, tais como despacho internacional, taxas e tarifas alfandegárias, liberação da carga no porto ou aeroporto, armazenagem e transporte interno até o destino final. Se a descrição do projeto não especificar quem deve pagar pelo embarque de um artigo altamente necessário, convém esclarecer este ponto com o clube  recebedor antes de confirmar a doação”.

Estocagem

confirma se o local que irá receber os donativos tenha a capacidade para receber os itens de forma segura, que não sejam furtados ou não estraguem, que o volume não atrapalhe o funcionamento da entidade, e o mais óbvio: que caibam!

propicie que a entrega seja caprichada, embalada, e feita de forma humana, respeitosa, sem diminuir quem recebe. Evite faze-los esperar em longas filas, submeterem-se a processos de inscrição ou de cerimônias que por acaso exponham sua fragilidade.

Entrega

A entrega dos donativos precisa ser uma grande valorização de quem recebe! Como sujeitos plenos de capacidades, mas que no momento demandam um apoio solidária.

O exercício de empatia antes durante e depois, por todo o processo, é extremamente necessário.

Por fim, não esqueça de partilhar com os doadores os resultados da sua campanha: quantos itens foram arrecadados, quantas pessoas foram beneficiadas e o comprovativo do repasse.

3) Para a empresa

Soluções diversas, criativas, podem proporcionar que os investimentos feitos em ações de doações sejam compensatórios.

Muitas vezes, só o retorno de mídia indireta já paga qualquer custo envolvido no processo.

Ainda assim, para esses casos em especial, custos diferenciados de logística ou compra de materiais podem ser negociados com empresas parceiras ou fornecedores que se engajam pró-bono com você na sua causa.

Sem contar que a aderência dos colaboradores nesses casos, desde que haja comunicação, sempre é muito alta.

Como parece, não se espera impacto de transformação social por parte de uma ação de arrecadação e doação pontual, mas ela pode ser sempre o início, manutenção, ou vinculação de um relacionamento sistemático com uma organização ou comunidade, compondo, taticamente, uma das ações integrantes de um plano de ação de continuidade e transformador.

Exemplo prático: a campanha de agasalho da Sabesp de 2019

O Portal Social, que é o portal de voluntariado da Sabesp explica:

Dividida em três pilares – Arrecadação e Distribuição; Mobilização; e Envolvimento –, a Campanha contou com um sistema de pontos, que foram atribuídos de acordo com desempenho de cada equipe.

“Este ano a Campanha do Agasalho Sabesp será diferente: um desafio inovador entre as Superintendências, onde cada uma será responsável por mobilizar arrecadações, realizar eventos e engajar os empregados a fim de angariar pontos para sua equipe.

Arrecadação e Distribuição

Esse pilar por exemplo por exemplo, terá o acelerador. Este confere às peças doadas nos meses em que se têm as menores temperaturas, uma pontuação maior. Por exemplo, uma peça doada no mês de maio terá peso 4; em junho esta terá peso 3; e em julho, peso 2;

Mobilização 

É o pilar que se refere aos eventos e iniciativas realizadas pelas equipes, que também valerão pontos – quanto mais participantes, maior a pontuação recebida; e

Envolvimento 

Este será responsável por pontuar o envolvimento dos empregados nas ações realizadas pela Superintendência e a quantidade de entidades beneficiadas.

Por isso, não deixe de participar das iniciativas desenvolvidas pela sua Superintendência, quanto mais participação e envolvimento, mais pontos para a sua equipe e maior a quantidade de pessoas atendidas”.

E por que isso?

Porque quando as pessoas se envolvem desde o início, e sabem porque estão participando de um movimento, tendem a fazer aquilo com muito mais entrega, e os resultados alcançados muito mais refinados e abrangentes.

Para ajudar a Sabesp nesse exemplo, um regulamento ‘Regulamento do Desafio da Campanha do Agasalhomuito bem estruturado explica termo a termo como a campanha irá funcionar.

E sem deixar dúvidas, educa para os cuidados que se deve ter em uma campanha.

Resultados

“A Sabesp encerrou a Campanha do Agasalho 2019 e atingiu a marca de 2,054 milhões de peças arrecadadas, entre agasalhos, colchas, sapatos, meias e fraldas, novas e em bom estado, doadas em ações realizadas pela Companhia no interior, litoral e capital. (…) A Sabesp tem um programa de voluntariado corporativo e, no total, a Campanha do Agasalho 2019 contou com a participação de 15 mil funcionários da Sabesp (…) O número de ações realizadas foi de 578, entre cafés da manhã, caldos, jantares, bingos, ação entre amigos, cinepipoca, festa juninas/julinas e shows, mais do que em 2018, quando ocorreram 224 eventos. Cerca de 540 instituições foram beneficiadas, entre entidades assistenciais, albergues, creches, orfanatos, asilos, centros comunitários, sociedades de bairros e Fundos Sociais, superando o número de 497, em 2018.  (Fonte: Sapesp.com.br).

Legal né?

E a sua campanha? É ainda para esse ano?

Pense bem em todos esses itens desse post, se organize e coloque a mão na massa.

Se é para começar o seu movimento voluntário por uma ação apenas, dê o primeiro passo!

E se tiver dúvidas, fale conosco, podemos dar dicas, trocar ideias e assim amadurecemos juntos esse cenário!

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Bruno Barcelos

-Treze anos de significativa experiência nas áreas de Sustentabilidade, Investimento Social Privado, e Voluntariado, com foco em planejamento, gestão, monitoramento, e avaliação de iniciativas privadas e públicas. Bem como experiência em gestão (estratégica – operacional) empresas e em ONGs e articulação entre parceiros dos setores diversos. Amplo experiência no desenvolvimento de assessorias, capacitações e palestras nos temas acima citados, adicionalmente às expertises em prospecção, atendimento, negociação, venda, e na criação/customização de soluções para empresas de grande, pequeno e médio porte nos temas correlatos.

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