Como aprimorar a comunicação interna em seu programa de voluntariado

A comunicação é um elemento chave da gestão de um programa de voluntariado. Sabemos que ela não é o fim mas o meio para se pontecializar e partilhar os resultados das ações planejadas. Para alguns não é novidade, mas para outros sim: a comunicação corporativa é interna e externa.  E esse post aborda o assunto da comunicação interna no seu voluntariado.

«Esse post é o quinto da série VolunCET, um curso de formação online disponível em seis línguas – Alemão, Espanhol, Inglês, Italiano, Português e Polaco, produzido e cofinanciado pelo Programa Erasmus+ da União Europeia e alguns parceiros.

Mensalmente fazemos uma resenha com dicas dos conteúdos e dos seus capítulos.

Até agora você já pode estudar na seguinte sequência:

• Conteúdo 1: Como planejar a sensibilização e mobilização de voluntários
• Conteúdo 2: Saiba o que é importante na hora de fazer a formação inicial dos voluntários
• Conteúdo 3: Saiba mais sobre gestão de projetos no voluntariado
• Conteúdo 4: Voluntariado e RH: saiba mapear competências e utilizá-las no seu programa »

Comunicação Interna

A comunicação interna de uma organização é um sistema de processos que permite trocar e partilhar mensagens de alto valor estratégico.

Essas trocas estão relacionadas não só com a operação e criação de valores compartilhados, e, portanto, são uma parte integrante da organização, ao mesmo tempo que contribuem para criar a sua própria identidade.

A comunicação conecta as partes de um sistema (as áreas e pessoas da empresa) e define como as conexões dão um novo valor ao sistema.

Ela é um tecido conectivo que:

• Conecta pessoas;
• Define funções e papéis;
• Ativa e mantém processos;
• Permite a interação de diferentes contextos.

Valor estratégico da Comunicação Interna planejada e estruturada

Uma comunicação interna bem estruturada tem dois valores primordiais:

1. Permite que a organização atinja altos níveis de eficiência, sinergia e funcionalidade;
2. Contribui decisivamente para identificar o “ar” (a cultura) da empresa e pode, portanto, ser usado para o melhorar, se e quando necessário.

Agora troque o sujeito empresa por «programa de voluntariado» no item acima sobre valor estratégico, e poderá tangibilizar melhor o valor estratégico da comunicação interna para o seu programa de voluntariado.

Destrinchando um pouco esses dois itens trazidos pelo VolunCET:

“Permite que a organização atinja altos níveis de eficiência, sinergia e funcionalidade”. 

Como?

1. Otimizando as informações técnicas sobre o seu programa, como a política de voluntariado com normas e regras.
2. Partilhando as datas, modos de atuar, informações práticas sobre as ações voluntárias que serão realizadas durante o ano.
3. Convidado – engajando novos colaboradores a participarem das ações de voluntariado.

“Contribui decisivamente para identificar o “ar” (a cultura) da empresa (do programa de voluntariado) e pode, portanto, ser usado para o melhorar, se e quando necessário”.

Se você consegue articular direitinho com a área de comunicação interna, consegue dar o tom certo para as comunicações sobre o voluntariado, e passará a mensagem da sua missão e do seu jeito de ser, e de como o voluntariado contribui para consolidação da cultura que sua empresa como um todo quer fortalecer através de seus colaboradores.

É muito difícil que uma empresa esteja tentando formar uma cultura organizacional que fuja dos valores do voluntariado.

Pode ser usada para partilhar as conquistas – resultados que as ações de voluntariado têm conseguido no campo social e interno, e assim contribuindo para um orgulho interno de pertencer e participar.

O Coordenador de Voluntários e seu papel na comunicação

Quem é o coordenador de voluntários na sua empresa? É um coordenador único do programa? A coordenação é partilhada com agentes locais?

Um coordenador de voluntariado:

• Organiza o trabalho dos voluntários;
• Reporta à direção ou administração sobre a gestão do trabalho dos voluntários (relatórios, documentos, etc.);
• Regula e gere a relação entre as várias áreas da organização e os voluntários, e entre os próprios voluntários;
• Tem um papel fundamental na comunicação interna.

O coordenador de voluntários tem um papel fundamental na comunicação interna da organização a que pertence.

Ele tem que ser capaz de “ler” a sua própria organização e definir os diferentes propósitos e fins da comunicação.

E deve ser capaz de perceber como a comunicação interna numa organização é crucial para o funcionamento do programa.

Além disso, o coordenador de voluntários:

• É o mediador da comunicação entre os diferentes órgãos da organização e entre os diferentes membros de cada órgão (conselho de administração e/ou direção, assembleia geral, grupo de voluntários, colaboradores);
• É quem cria e espalha a motivação através da comunicação interna.
• Tem um papel fundamental para construir uma estratégia de comunicação interna, bem como na construção do plano dessa estratégia de comunicação interna, onde a visão, missão e valores desempenham um papel preponderante no processo dessa construção.
• É ele quem identifica as estratégias (de comunicação) para promover o sentimento de pertença, partilha e motivação para fazer o melhor.

Motivos de sobra para pensar nisso, e com as responsabilidades em mãos é hora de estruturar ou rever a estrutura da comunicação interna no seu programa?

Um plano de comunicação interna para o programa de voluntariado

Para um coordenador de voluntariado é importante saber que:

• A comunicação interna não pode ser improvisada.
• A comunicação interna não é uma função periférica comparada a outras funções na organização do voluntariado.
• Lidar com comunicação interna significa acreditar no crescimento do voluntariado.

Dito isso conheça algumas etapas que você pode seguir para a construção do Plano de Comunicação Interna do seu programa de voluntariado:

1. Análise da organização;
2. Análise contextual (do ambiente organizacional);
3. Concepção de um plano de comunicação interna;
4. Implementação;
5. Avaliação e gestão dos resultados;
6. Revisão de cada uma das fases/etapas.

»» 1 – Análise da organização

Aqui, trata-se de definir o cenário: qual é o ponto de partida?

O que se comunica, como se comunica, onde se comunica, como se recebe o feedback, quem comunica o quê, e quem são todos os atores envolvidos no processo.

Antes de começar, é necessário identificar e superar os obstáculos e a resistência interna.

Para isso você precisa vender o programa internamente para aquelas pessoas que vão defender o programa de voluntariado com ou para você.

É essencial que saiba responder essas perguntas DO programa de voluntariado PARA a empresa:

• Quem somos ?
• Qual o nosso papel dentro e fora da empresa?
• A forma como comunicamos, e porquê é importante comunicar de tal maneira.
• O que comunicamos, o porquê e em qual periodicidade?

Para analisar uma organização internamente, e ultrapassar as resistências é crucial entender quem são os seus membros, quer em termos formais quer em termos substantivos.

»» 2 – Análise contextual (do ambiente organizacional)

A analise contextual consiste em compreender como está o clima da empresa, quais são os desafios internos, quais tem sido as prioridades estratégicas e táticas, ou seja: onde os colaboradores e gestores estão com a cabeça e do que eles precisam agora?

Além disso mapeie:

• Quem são os principais atores internos?
• E quem são os principais atores externos que, necessariamente, estão em contato com os atores internos?
• Quais são as maneiras/ instrumentos mais utilizados para comunicar com os atores internos?
• Quais são as maneiras/ instrumentos mais utilizados para comunicar com os atores externos?

E continuando:

• Quais são os tópicos da Comunicação Interna?
• Quais são os tópicos da Comunicação Externa?
• Como é que a comunicação interna afeta a comunicação externa e vice-versa?
• Quais são as fraquezas (fragilidades) na comunicação interna e externa?
• E as forças ou os pontos fortes ?

Se você for capaz de fazer isso terá em mãos uma quantidade imensa de insumos para fazer o seu plano de comunicação interna do voluntariado.

»» 3 – Concepção de um plano de comunicação interna;

Depois de analisar a organização interna e o contexto/ ambiente (e só depois disso), poderá prosseguir com o desenho do plano de comunicação interna.

As fases:

1. Definição do plano e planejamento de cada atividade;
2. Escolher os instrumentos de comunicação mais apropriados para cada uma das atividades.

Explicando cada um deles:

1 – Definição do plano e planejamento de atividades;

Na concepção do plano de comunicação interno,  definir o plano significa:

• Escolher os macro objetivos;
• Selecionar as técnicas para alcançar esses objetivos;
• Identificar as oportunidades de melhoria.

» Os Macro Objetivos podem ser agrupados da seguinte forma:

• Partilhar a visão, missão e valores e, portanto, criar/ fortalecer o sentimento de pertencimento;
• Partilhar as escolhas estratégicas da organização;
• Melhorar o desempenho global;
• Melhorar as relações interperssoais.

» As técnicas e instrumentos mais importantes precisam ser escolhidas observando os recursos disponíveis.

Também é necessário considerar a direção (ou fluxo) da comunicação, que pode ser:

• Vertical (de cima para baixo – Top-down): de cima (Presidente/ Conselho de Administração e/ou Direção) para voluntários e colaboradores ou vice-versa de voluntários e colaboradores para o topo (de baixo para cima – bottom up);
• Horizontal: entre elementos de mesmo ordem hierárquica, entre coordenadores de área ; entre voluntários;
• Transversal: entre diferentes níveis, incluindo fontes externas.

E avaliar as ferramentas de acordo com o tipo de macro objetivos que se pretende alcançar, a saber:

• Para cobrir notícias, informações úteis, compromissos, decisões já tomadas (também referentes à Missão/ Visão/ Valores) usam-se os chamados instrumentos frios, em geral são mais atemporais, como um quadro de valores do programa ou da empresa.
• Para agir sobre a consciência do papel/ função, sobre o sentimento de pertença, nas situações de conflito e, em geral, em tudo o que lida com uma dimensão mais psicológica, é necessário utilizar os chamados instrumentos quentes;

Obviamente, poderá escolher quer os instrumentos quentes quer os instrumentos frios para trabalhar no mesmo objetivo.

Instrumentos frios para a comunicação interna:

• Iconográfico:Forte identidade visual;
• A disseminação acontece através de quadros de avisos, boletins, cronogramas e horários, totens, etc …

Instrumentos quentes para a comunicação interna:

• Instrumentos escritos:
• Anúncios de serviço (alertas, circulares, atas de reunião);
• Procedimentos de trabalho (tarefas, organograma);
• Material de comunicação externa (notícias, boletim informativo, orçamento, balanço e relatórios sociais, folhetos, Carta de Valores, Carta de Serviços);
• Revista de imprensa e relatórios em geral.

• Audiovisual e Telemática:
• Intranet / Extranet / Base de Dados
• E-mail
• Whatsapp
• Vídeos associativos
• E-learning
• Comunicação direta (palestras, reuniões regulares, supervisão psicológica);
• Eventos (festas, reuniões, convenções, dias da família);
• Comunidade e redes sociais internas (Portal dos Voluntários, whatsapp, outros);
• Galerias de fotos e arquivos de events de vídeos envolvendo voluntários, colaboradores, etc.;
• Cursos de formação e verificação de instrumentos de distinção e autodesenvolvimento.

» Identificar as oportunidades de melhorias no uso das ferramentas em relação ao macro objetivos é parte de um processo de avaliação contínuo que observa criticamente os resultados das ferramentas adotadas.

2 – Escolher os instrumentos de comunicação mais apropriados para cada uma das atividades.

Escolher os instrumentos mais apropriados é estar diante dos instrumentos e técnicas apresentadas acima de observando os recursos disponíveis, a criatividade para encontrar soluções alternativas, as limitações e riscos envolvidos considerando inclusive as políticas de acesso e uso de dados de colaboradores e outros públicos, e a identidade da empresa.

»» 4 – Implementação do plano de comunicação

Para a implementação do seu plano de comunicação interna do voluntariado, você ainda precisa:

• Identificar e classificar os atores (coordenador de voluntários, outros coordenadores de área, presidente, membros do conselho de administração e/ou direção, etc.);
• Ter uma ferramenta de gestão e monitoramento das atividades de comunicação para testar sua aderência e eficiência;
• Gestão de custos (seria melhor falar de investimento).

»» 5 – Avaliação e gestão de resultados

• Avaliação do cumprimento das metas;
• Avaliação dos instrumentos que foram utilizados;
• Avaliação de custos.

»» 6 –  Revisão de cada uma das fases/etapas

Qualquer revisão coincide ou não com a criação de um novo Plano de Comunicação Interna. A pode ser input de alguma avaliação ou diretriz organizacional.

Para as empresas que estão sempre em mudanças e, portanto, estão “vivas”, fica claro que as condições internas estão em constante evolução; por conseguinte, rever o seu próprio Plano de Comunicação Interna é crucial para manter a própria organização saudável.

Um portal de voluntariado pode ser uma excelente ferramenta de comunicação interna e externa do seu voluntariado. Ele é uma ferramenta com múltiplas vantagens, pois possibilita todas as fases da comunicação, desde o recrutamento até o reporte de resultados.

Se não possui um, utilize os recursos disponíveis na sua empresa, e não deixe de seguir o nosso blog e acompanhar os próximos posts.

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