Como estruturar e desenvolver Comitês de Voluntariado

Mais do que um encontro: Comitês de Voluntariado e seu plano de desenvolvimento

Post escrito por Inma Rodriguez, sócia fundadora da Sinapse Consultoria em Sustentabilidade Empresarial e parceira do V2V. 

O voluntariado exerce um papel integrador, reunindo indivíduos, grupos, instituições e países em torno de uma causa, um sonho ou um objetivo comum. No âmbito empresarial, os programas de voluntariado corporativos deveriam desempenhar essa função, unindo a visão estratégica do negócio aos interesses dos funcionários, incentivando-os a atuarem em prol das necessidades e potencialidades da comunidade. O voluntariado empresarial é capaz de produzir excelentes resultados para a empresa, para os funcionários e para a sociedade, mas não sem um bom planejamento e a elaboração de estratégias, que o torne representativo dentro da cultura da organização.

Problemas na gestão dos Programas

Ao longo dos 18 anos como consultora em voluntariado empresarial em médias e grandes empresas, nacionais e internacionais, tenho notado que nem sempre existe essa clareza no momento da concepção e estruturação de um programa de voluntariado corporativo. Poucas empresas iniciam seus programas com uma visão mais estratégica, definindo desde o início o porquê de seus programas; conhecendo a opinião e os interesses de seus funcionários; selecionando e preparando os profissionais que irão gerir o programa. Algumas vezes os profissionais destinados à gestão não possuem formação adequada ou conhecimento sobre o terceiro setor, sendo colocados frente ao desafio de aprenderem sozinhos no seu dia a dia, enfrentando grandes dificuldades e não tendo acesso a referências de apoio. Esse contexto torna muito mais árduo o caminho para construção de uma base sólida para o voluntariado da empresa.

Com base nessas observações, percebo o quanto é relevante para o sucesso de programas de voluntariado corporativo a formação e a estruturação sólida de sua gestão. Estruturação essa que deve levar em conta diversos fatores, tais como: a preparação do coordenador do Programa de Voluntariado para a função, a normatização do programa, a conquista do apoio da liderança da empresa, a contratação de consultorias especializadas para o apoio à gestão, a aquisição de uma plataforma online para mobilização, comunicação e engajamento de voluntários, entre outras possibilidades.

Gestão compartilhada com Comitês

Minha experiência com as empresas aponta que um dos melhores caminhos para o fortalecimento da coordenação do programa está no estabelecimento de “uma gestão compartilhada”.  O modelo mais utilizado para esse tipo de gestão é a criação de Comitês de Voluntariados locais/Núcleos ou Focais. Esses grupos funcionam como cogestores, auxiliando a coordenação na divulgação das oportunidades de atuação voluntária, traduzindo os interesses dos voluntários, trazendo as regionalidades e realizando a ponte entre o programa, voluntários e a comunidade. Os comitês/núcleos/focais traduzem os anseios e interesses dos voluntários locais, conseguindo levar as informações do programa até as áreas onde a comunicação eletrônica não está acessível aos funcionários. Para empresas constituídas por áreas de produção, os comitês são o melhor caminho para a democratização do acesso ao programa de voluntariado.

Por terem esse papel essencial, era de se esperar que os comitês de voluntariado fossem objeto de formações contínuas e especializadas. No entanto, até o momento, o modelo mais utilizado para a capacitação desses grupos está baseado em encontros anuais das lideranças dos comitês, com o intuito de promover a troca de experiências, momentos de confraternização, pequenas capacitações sobre temáticas do voluntariado e reconhecimento a atuação.

Esses encontros tais como estão pensados são relevantes em si, mas na maioria das vezes não atingem o maior potencial de desenvolvimento desses grupos. Seja por não incluírem todos os integrantes do comitê, seja por abordarem os temas de forma mais superficial ou por esses conhecimentos se restringirem aos líderes, raramente sendo repassados para os outros integrantes, esses encontros anuais se caracterizam mais como momentos de motivação do que como momentos formativos. Somado a esses fatores, existe o alto custo para a realização desses encontros, inviabilizando muitas vezes que eles aconteçam, principalmente em tempos de redução de gastos.

Como, então, potencializar a atuação dos Comitês?

Venho defendendo junto à coordenação dos Programas a importância de se investir numa formação estratégica para os Comitês, para o amadurecimento do voluntariado corporativo.

Por formação estratégica entendo encontros que conduzam o Comitê a traçar o seu plano de desenvolvimento, baseado em habilidades e competências próprias desse tipo de grupo, diretamente ligadas ao desempenho de seu papel. Competências tais como assertividade, planejamento, comunicação, diversidade, avaliação, entre outras, agrupadas em uma matriz de desenvolvimento, com seus indicadores de performance.

A partir da primeira reflexão com base na matriz, os comitês passam a desenhar os caminhos e passos necessários para a sua evolução em cada quesito. Ciente de que cada comitê está em um grau diferente de desenvolvimento e respeitando as particularidades de cada um, os encontros de formação passam a ser personalizados para cada grupo, permitindo o acompanhamento de sua rota e as intervenções necessárias.  Esta abordagem contribui para que a coordenação do Programa possa acompanhar e contribuir para a evolução dos seus cogestores, fortalecendo o seu Programa de Voluntariado.

Meu programa é constituído por muitos Comitês, localizados em diferentes regiões do país. Como viabilizar encontros personalizados?

Esta talvez seja uma das razões porque as empresas optam por reuniões anuais e com apenas representantes de cada comitê/núcleo. Porém, é possível sim optar pela formação personalizada dos grupos, sem aumentar os custos. Seja por meio de encontros em microrregiões, reunindo seus comitês; seja pelo uso de tecnologia disponível, tais como Skype, Webinar, e-learning; seja pela mescla de momentos presenciais e à distância, a formação para o desenvolvimento sempre contribuirá para o crescimento do Programa, tornando-o mais estratégico.

Inma Rodriguez, fundadora da Sinapse Consultoria.

Psicóloga, atua há mais de 18 anos como consultora em Sustentabilidade, com foco principal em voluntariado corporativo, desenvolvendo, implantando, acompanhando e avaliando os Programas de Voluntariado em empresas como BRF Brasil, HSBC Brasil, Bradesco, Instituto Positivo, Furnas e John Deere.