Gestão de Projetos: 3 ferramentas para usar em seu Programa de Voluntariado

Elaborar uma ação ou um projeto social pode não ser tão simples, mas existem diversas ferramentas disponíveis para facilitar esta tarefa. Há algum tempo falamos sobre o V2V Canvas, um método simples para planejar um Programa de Voluntariado de forma bem prática. Neste post, vamos apresentar três metodologias utilizadas em Gestão de Projetos que podem te ajudar a elaborar, acompanhar e até avaliar as atividades que fazem parte do Programa. Abaixo, você encontrará um resumo de cada uma delas e links com materiais de apoio para entender melhor essas metodologias.

1) Marco Lógico

O que é

É um método para elaboração, acompanhamento e avaliação de programas e projetos. Foi desenvolvido pela Agência dos Estados Unidos para o Desenvolvimento Internacional (USAID) e utilizado pelo Banco Mundial, além de outros órgãos internacionais, na avaliação de programas sociais. Nessa metodologia, o desenvolvimento do projeto é todo orientado pelos objetivos.

Como funciona

Consiste numa matriz com 4 colunas: objetivos, indicadores, fonte de dados e pressupostos, conforme você pode ver no modelo abaixo.

Cada coluna possui 4 linhas e a primeira a ser preenchida é a de Objetivos, que são divididos entre objetivo superior e objetivo inferior (ou do projeto), representando as duas primeiras linhas da coluna.

Há ainda a linha de Componentes (que em algumas tabelas aparecem como Produtos ou Resultados), que nesse caso representam a entrega do projeto. Por exemplo: palestra sobre meio ambiente, oficina de reciclagem, pintura do muro, entrega de kits de higiene.

Por último vem a linha de Atividades, na qual estarão todas as tarefas necessárias para a realização de cada produto.

Na coluna de Indicadores, são definidos os indicadores para acompanhamento e avaliação do projeto conforme cada objetivo, produto e atividade. Ao lado, na coluna de Fonte de Dados, são estabelecidas as fontes para coleta dos indicadores. Por último, a coluna de Suposições (que em algumas tabelas aparecem como Pressupostos ou Premissas) traz os riscos que devem ser monitorados pelo gerente do projeto.

Vantagens do Marco Lógico

A metodologia do Marco Lógico torna a elaboração e descrição do projeto mais objetivas e permite uma visualização rápida e fácil do que está sendo feito, deixando claras as etapas a serem seguidas e favorecendo o monitoramento durante o desenvolvimento e não só na avaliação final. É um método interessante tanto para o planejamento de ações voluntárias de forma isolada quanto para o planejamento do programa de voluntariado da empresa como um todo.

Para saber mais

Separamos abaixo alguns materiais de apoio para entender melhor a metodologia e montar o Marco Lógico do seu projeto:

• Roteiro IPEA: Como montar um Marco Lógico
• Roteiro para Marco Lógico – Banco Mundial

 

2) 5W2H

O que é

O 5W2H consiste em um plano de ação comumente utilizado por empreendedores, mas que pode ser utilizado para planejar projetos e ações sociais. Com ele, o gerente do projeto estabelece: o que será feito (what?), por que será feito (why?), quem é responsável por cada atividade (who?), onde o projeto será executado (where?), quando vai acontecer (when?), como o projeto/ação deve ser conduzido (how?) e quanto isso vai custar (how much?).

Como funciona:

O 5W2H pode ser feito em formato de tabela ou de formulário. Em seu formato de tabela, assemelha-se ao Business Canvas Model, que chegamos a adaptar para Programas de Voluntariado. É uma ferramenta de planejamento bastante simples, de fácil elaboração e que auxilia o entendimento das etapas de execução do projeto. Pode ser utilizado para a elaboração de ações do programa de voluntariado, facilitando a identificação das atividades, seus responsáveis e os custos envolvidos. Esta é uma metodologia apenas de planejamento, então não envolve nenhum tipo de avaliação de impacto.

Por ser simples, pode até mesmo ser usada pelos colaboradores ao organizarem uma ação.

Para saber mais:

• Movimento Empreenda: 5W2H – Plano de Ação para empreendedores
• Blog Endeavor – Post sobre 5W2H

 

2) EAP – Estrutura Analítica do Projeto

O que é

A EAP (ou WBS, do inglês Work Breakdown Structure) é uma ferramenta que detalha as etapas de execução do projeto. Por isso, é bastante útil se usada de maneira complementar ao 5W2H.

Como funciona:

Utilizar a metodologia EAP consiste em fazer a decomposição do projeto em partes menores para facilitar seu controle. A estrutura pode ser dividida por fases, por tipos de entrega ou por equipes. O exemplo abaixo mostra a EAP de um show de rock, dividido por fases:

Essa estrutura permite abarcar a avaliação como uma das fases do projeto ou ação. Porém essa etapa é registrada de forma mais genérica e não com o nível de detalhamento de indicadores e fontes de dados como no Marco Lógico.

Esta metodologia pode ser usada tanto para a elaboração e acompanhamento de uma ação isolada quanto para o desenvolvimento do seu programa de voluntariado como um todo. Assim como a 5W2H, é interessante compartilhá-la com os comitês ou líderes voluntários, ajudando na elaboração de projetos sociais de qualidade e também em seu desenvolvimento profissional.

Para saber mais:

• Beware – Como criar a estrutura analítica de um projeto
• Bitável Tecnologia – Como criar a estrutura analítica de um projeto