Quando e por que criar um comitê de voluntariado?

Quais as vantagens e desvantagens de se constituir um comitê para a gestão participativa do programa de voluntariado?

Usualmente empresas e gestores são estimulados a formalizar, e a capacitar, um grupo de trabalho que apoie o planejamento e o dia a dia das ações.

Mas sabemos que “receitas de bolo” e “fórmulas mágicas” não funcionam, e, sendo assim, copiar e colar modelos de outras empresas pode ser um “tiro no pé”.

Por isso, resolvemos preparar esse conteúdo para ajudar a refletir se, no seu caso, é ou não uma boa ideia constituir um comitê de voluntariado.

A gestão dos programas de voluntariado

Em termos gerais, para bem estruturar os Programas de Voluntariado Corporativo, existem dois níveis importantes de liderança.

São eles:

Nível 1: A coordenação do programa

Que é responsável por fazer o alinhamento estratégico do programa com as diretrizes da empresa, e com as áreas internas com as quais ele se relaciona. Negocia ainda orçamento e apresenta a proposta do programa diante da alta liderança, sendo responsável pela gestão do projeto de uma forma mais macro, e pela sinergia com parceiros internos e externos, bem como os voluntários.

Se quiser se aprofundar no papel do coordenador, acesse esse nosso conteúdo aqui, que se debruça sobre o papel do gestor enquanto um divergente positivo dentro da empresa. Ou ainda esse post aqui com algumas dicas de como o gestor de voluntariado pode ultrapassar, com resiliência, os tempos atuais.

Nível 2: O(s) comitê(s) de voluntariado

Em geral, é responsável pelo diálogo direto com a comunidade, fazendo parte do planejamento, preparação, da realização e do reporte das ações, garantindo uma experiência transformadora para os voluntários e para a sociedade.

Costuma-se dizer que os comitês são os braços da coordenação do voluntariado, especialmente para aqueles programas com alcance territorial muito grande, nos quais o diálogo local só é possível com esse tipo de apoio.

– Se quer saber como estruturar e desenvolver Comitês de Voluntariado clique aqui.

– E se quer saber como alcançar metas transformadoras por meio dos Comitês de Voluntariado, veja esse outro conteúdo clicando aqui.

O conceito de comitê

Comitê de Voluntariado, segundo o SESI MG,

“é um grupo de pessoas de preferência representantes de diversas áreas da empresa que se reúne regularmente, com a finalidade de organizar e sistematizar o Programa de Voluntariado Empresarial, orientar e acompanhar os voluntários e promover um espaço de relacionamento eficaz entre os voluntários e a comunidade”.

Reforçando o seu papel:

“Este comitê, em parceria com o coordenador, deve elaborar planos de ação que possibilitem um envolvimento nos problemas sociais de seu entorno, com condições adequadas para uma efetiva transformação da realidade vivida pelo público-alvo, buscando um relacionamento aberto com os colegas de trabalho, com a comunidade e seus diversos públicos”.

As principais atividades de um comitê são:

  • planejamento das ações;
  • mobilização dos voluntários;
  • formação das equipes de trabalho;
  • monitoramento do programa;
  • valorização dos talentos.

E dito isso, você enquanto gestor de um programa de voluntariado pode se perguntar:

– o momento do meu programa pede um comitê formal de voluntariado?“.

Acompanhe a reflexão a seguir que pode te ajudar a responder uma pergunta como essa.

Quais são as vantagens e desvantagens de um comitê de voluntariado?

As vantagens e desvantagens de se formalizar um comitê de voluntariado vai depender do momento em que está o seu programa (início, revisão, reestruturação, “em pleno voo de cruzeiro”, crescimento, etc.); do momento pelo qual passa a sua empresa; e do contexto social em que atua.

Regra é que uma hora ou outra um comitê vai ser aconselhado, pois, sobretudo, é um exercício de co-criação, inclusão, gestão participativa, mobilização de lideranças informais, que já vem apresentando largos benefícios no decorrer da história e experiências de voluntariado corporativo.

Para que você possa avaliar se é uma boa ideia ou não implementar ou manter um comitê para o seu caso, veja alguns prós e contras que preparamos:

Vantagens de um comitê de voluntariado

  • Divisão de tarefas:

Permite que boa parte da carga não fique sobre a coordenação do programa e que as atividades sejam mais bem distribuídas desde o planejamento, passando pela execução e o reporte. Essa descentralização, além de excelente exercício de gestão, fortalece laços, liderança e protagonismo para aqueles que participam.

  • Presença local:

Muitas vezes uma empresa tem alcance nacional ou mesmo internacional. Assim, uma coordenação não consegue sozinha manter a proximidade necessária com os territórios para um diálogo qualificado com os parceiros, com as comunidades, ou mesmo com os colaboradores daquela região.

Havendo representantes de um comitê com distribuição geográfica, torna-se mais possível que o programa faça isso com maior proximidade, e de modo mais pessoal.

  • Conhecimento do território:

Em consonância com o item anterior, o comitê local tem, em geral, maior conhecimento da cultura regional, maior intimidade com os parceiros em potencial, melhor relacionamento e entendimento das questões que podem ser beneficiadas pelo programa, ou mesmo daquelas questões que podem atrapalhar ou acelerar os impactos locais.

  • Visibilidade de colaboradores engajados:

Para muitos colaboradores e empresas o status de “integrante de um comitê” é um reconhecimento da sua atuação local como voluntário e como alguém que veste a camisa da empresa.

  • Mobilização de áreas parceiras:

Muitas vezes vão compor um comitê de voluntariado representantes de áreas-chave para o sucesso do programa de voluntariado, como Gestão de Pessoas, Comunicação Interna, Marketing, Jurídico, Operações. Além de outras áreas que, mobilizadas com o planejamento do programa, podem se comprometer ainda mais. É, então, uma forma de envolver tais parceiros que de outra forma não estariam tão sensibilizados.

Casos de desvantagens de se formalizar um comitê de voluntariado

  • Sobreposição de comitês com temáticas diversas dentro da empresa:

Quando já existem muitos comitês, como um comitê de diversidade, de sustentabilidade, comitê de meio ambiente, de qualidade de vida, de riscos e tantos outros, criar mais um para o voluntariado pode gerar resistência.

Afinal, muitas vezes as pessoas que se engajam para esses grupos são as mesmas que se engajariam para o comitê do programa de voluntariado. Isso pode gerar sobreposição e excesso de horas de reunião e trabalhos nesses grupos.

Sendo assim, quando os seus principais embaixadores estão envolvidos momentaneamente em outros comitês e esses grupos não dialogam estrategicamente entre si, pode não ser uma boa ideia constituir e formalizar um comitê para o voluntariado, mas sim trabalhar localmente as lideranças informais de maneira mais direta e pontual.

  • Quando as pessoas estão muito pressionadas:

Quando os colaboradores estão visivelmente operando em sua capacidade máxima e a pressão naquele momento beira os limites, não é hora de propor um trabalho extra a não ser que ele seja solução para a pressão.

Por isso, quando o convite para um comitê, mais ou menos formal, soar como “uma atividade a mais”, o convite pode soar sufocante ou o colaborador pode ter receio de não conseguir cumprir os objetivos.

O ideal é que as atividades desenvolvidas dentro de um comitê entrem em pauta como qualquer outra atividade tão importante quanto da empresa. Esperar o momento certo para constituir um comitê de voluntariado pode ser uma atitude muito sadia para o programa.

  • Quando não há necessidade:

Se o volume de ações é muito pontual ou o alcance geográfico do programa é muito pequeno, por vezes não vale a pena constituir uma instância para um escopo tão reduzido. Isso pode ser uma burocratização do processo, sendo uma etapa excessiva para o alcance dos objetivos.

Por isso tenha sempre em mente o quanto o comitê poderá dar mais trabalho em termos de gestão e formação, do que propriamente ajudar no impacto que se espera do programa.

  • Caso não conheça quem são as pessoas mais mobilizadas para o trabalho voluntário:

As vezes vale a pena rodar um período do programa para observar primeiro as lideranças que se destacam, para só então constituir um comitê de voluntariado.

Esse momento de ação poderá revelar como e quem prefere atuar, além de como preferem se organizar para tal. Depois de maiores evidências sobre a forma como o seu time se organiza, você poderá então propor um grupo mais estruturado.

Portanto, não existe certo ou errado

Uma empresa pode pedir momentos diferentes em relação à governança do seu programa de voluntariado. É importante estar atento para não impor modelos que as vezes formalizam muito e acabam por atravancar o fluxo das ações.

Ter parceiros-chave internos sem dúvida é uma prioridade para a coordenação do voluntariado. Porém acioná-los precisa ser uma ciência, para que esse grupo tão valioso seja mobilizado com sabedoria e cuidado, evitando uma atitude de captura.

Um programa de voluntariado cuida das pessoas em sua finalidade, mas também em seu processo.

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