Quando o fake vira fato: Como evitar ruídos no seu Programa de Voluntariado

O ruído de informação é um dos grandes efeitos colaterais de uma comunicação interna pouco efetiva nas empresas, pois a “conversa de corredores” pode disseminar informações que estão fora dos canais oficiais de diálogo. O problema é que às vezes as notícias passadas informalmente não são reais, ou são descontextualizadas e no timing incorreto, gerando perda de engajamento e até conflitos. É um efeito semelhante ao que as fake news provocam nas redes sociais.

Nenhuma organização está livre disso, e o tititi pode afetar também o programa de voluntariado. Neste post separamos algumas formas de aliviar os ruídos e manter uma comunicação para voluntários (e entre voluntários) livre de enganos. 

O que são fake news e o que elas têm a ver com o voluntariado?

O termo “Fake News” não é novo, mas se popularizou durante as eleições nos Estados Unidos, quando Donald Trump era presidenciável. São notícias falsas, plantadas como verdadeiras, e há uma série de maneiras de construí-las.

A origem é falaciosa, mas nem sempre quem compartilha está ciente disso e se torna um mero transmissor “inocente” de uma divulgação inverídica. Por conta disso, atualmente essas notícias “viralizam” com muita facilidade através das redes sociais.

Esse tipo de prática maliciosa não é comum em programas de voluntariado, visto que o voluntariado é em essência dotado de nobres intenções. No entanto, as falhas na comunicação acontecem mais do que você imagina mesmo em um meio empresarial idôneo. É comum que hajam ruídos causados por falta de clareza ou suposições incorretas. E é nesse ponto que relacionamos nosso papo ao ambiente corporativo.

Não se pode simplesmente aceitar as notícias falsas como algo que ocorre em todos os lugares, pois dependem apenas de que a pessoa acredite na informação incorreta e a repasse automaticamente. Quando você era criança, provavelmente já brincou de telefone sem fio. Lembra-se como era? A consequência quase sempre era a mesma: a informação chegava bastante distorcida do outro lado. O telefone sem fio no Programa de Voluntariado pode levar pessoas a irem no dia e horário errados, se preparem de maneira equivocada sobre o que foi planejado, e ainda levarem informações incorretas para a comunidade e, talvez, isso seja o mais grave. Mas há como prevenir estes inconvenientes: boas práticas de comunicação podem evitar ruídos internos ou até mesmo proteger a empresa para que não fique exposta no seu relacionamento com a comunidade.

Como evitar ruídos de comunicação no Programa de Voluntariado:

1) Dialogue com os seus colaboradores

Se você tem um canal de comunicação interna que a maioria dos colaboradores não acessa ou não gosta, não vai adiantar você mantê-lo como forma única de informação. Um pressuposto unilateral de que “postado no canal oficial” é “check” de tarefa cumprida em comunicação está errado. Você pode ter um repositório oficial de dados, mas é importante garantir o fluxo de visitas e de leituras das informações que compartilha.

A adesão ao conteúdo comunicado é responsabilidade de quem comunica.

Então, antes de estabelecer um processo de comunicação com os voluntário da sua empresa, a principio faça uma pesquisa, se possível por setor, e identifique quais os canais de comunicação mais utilizados pelos colaboradores para esse fim. É ali que você vai falar.

2) Estimule a interação

Do ambiente que promove a interação podem resultar ideias incríveis, maior engajamento e comprometimento.

Momentos formais e informais de participação para tirar dúvidas pessoalmente, e um espaço físico ou virtual para ideias e sugestões, prezando sempre por feedbacks claros, propicia que o colaborador se sinta confortável para solucionar suas incertezas, dilemas, inseguranças ou curiosidades logo com quem está em posse da informação ou notícia correta, e, sem margem para erros, especulações e fake news.

No diálogo interno,  a perspectiva pode ser colaborativa, e o público precisa se sentir ouvido e participante. Para um programa de voluntariado, isso vale desde os momentos de planejamento até no modo de comemorar as conquistas.

Estabelecer constância, retorno e coerência são as chaves para gerar confiança.

3) Propicie uma comunicação exequível

Para que os ruídos e fake news não tenham espaço na sua empresa, é preciso proporcionar que a comunicação seja algo fácil e democrático, ultrapassando os níveis hierárquicos e chegando a todos com clareza e sem atrasos. A plataforma do V2V é um ótimo exemplo de como fazer: o portal tem banner, espaço para notícias, mensagens que são enviadas para todos os inscritos no portal e em nossa mais recente versão, contamos até com chat direto.

4) Estimule uma cultura organizacional inclusiva

Uma empresa é formada por pessoas de culturas, personalidades, crenças e estímulos diferentes. O papel do gestor é fazer com que todos compreendam, apesar dessa diversidade, que a empresa tem sua própria cultura e que mesmo assim, todos podem trabalhar juntos. Isso significa saber a hora de uniformizar a linguagem, e a hora de falar diferente para públicos diferentes. Ainda mais em programas de voluntariado, que incluem público externo, com culturas bem diversas à corporativa.

5) Dê feedback

“Elogie em público, critique em particular”. Essa frase/conselho é bem conhecido, mas quantas vezes de fato é posta em prática? Fazer uma crítica ou correção não precisa e nem deve ser algo agressivo. O colaborador precisa saber onde esta falhando para que possa melhorar. Ao mesmo tempo, aquele que obteve êxito, pode ser um grande exemplo a ser seguido pelos demais colegas de trabalho. Seja para algo positivo ou a ser melhorado, o feedback precisa ser repassado.

Reconheça publicamente as ações de voluntariado que utilizaram de boas táticas de comunicação para garantir que o planejamento saia certinho e sem ruídos! Da mesma forma, compartilhe com todos os voluntários os feedbacks da comunidade ou instituições beneficiadas. Isso materializa e exemplifica bem quando os objetivos traçados inicialmente foram entendidos, bem comunicados e alcançados.

Ainda como boa prática, ao final das ações realizadas, solicite relatórios, mesmo que verbais, para garantir que a ação ou o evento foram divulgados da forma adequada.

6) Aproveite as capacitações para nivelar informações

Como já citamos, a comunicação não deve ser realizada por um único canal. Principalmente nas campanhas maiores que demandam maior engajamento, sabemos que além de divulgar nos canais internos, é importante fazer contato com os líderes ou voluntários influenciadores para que estes também possam repassar as informações.

Recomendo que esses voluntários passem sempre por capacitações a fim de obter melhores resultados, nivelar as informações relevantes e educar para boas práticas de comunicação.

E então? Que tal colocar essas dicas em prática e compartilhar conosco a sua experiência?!

Até a próxima! 🙂