10 passos para envolver voluntários na solução de desafios

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As empresas cada vez mais se enxergam enquanto redes e percebem os potenciais de aproveitar tais conexões (internas e externas) de forma estratégica. Não basta só ouvir o que seus stakeholders têm a dizer. Você pode gerar muito mais valor para todos da trama se promover a colaboração entre eles. Ideações, co-criações e outros métodos de design thinking tem sido constantes nas empresas e organizações mais inovadoras.

Uma iniciativa bem conhecida é o OpenIDEO, uma plataforma de inovação aberta onde pessoas de todo o mundo apresentam e colaboram em torno de soluções para desafios globais. Outro exemplo, numa abordagem mais presencial é a iniciativa Springboard, realizada mensalmente pela Lift360, uma organização que atua no fortalecimento do terceiro setor.

A Springboard reúne de 10 a 15 voluntários, de diversos setores, em uma sessão de brainstorming de 1 hora e meia, para discutirem algum desafio enfrentado por determinada instituição. O apoio à instituição pela Lift360, começa cerca de 5 semanas antes, na produção dos materiais: uma apresentação em Power Point para demonstração da questão e um documento de uma página, com informações prévias para os voluntários. Alguns dias após a sessão, a instituição pode ainda contar com outra reunião com a Lift360 para digerir os aprendizados e estabelecer próximos passos.

 

Gostou da ideia? Veja aqui alguns passos importantes:

1. Encontre apoio profissional

Existem várias consultorias especializadas em design thinking. Se deseja promover algo parecido na sua empresa, o ideal é procurar alguém preparado para ajudá-lo. Até porque este tipo de atividade contempla a presença de um moderador. Se você se interessa em saber mais sobre o tema, um livro que pode dar insights valiosos é Design Thinking, de Tim Brown.

2. Escolha o ambiente certo para a dinâmica

O lugar ajuda muito na criatividade, por isso, precisa ser inspirador e confortável. Só tome cuidado para não ter muitas distrações ao redor. Foco é essencial! Dependendo da ocasião, não esqueça de providenciar outras questões associadas ao evento, como transporte e alimentação. Se sua verba permitir, seria interessante prever uma série de eventos (com o mesmo grupo ou grupos distintos) e até mesmo um planejamento para continuidade e fortalecimento do grupo de colaboradores.

3. Defina seu objetivo:

O que se quer com as dinâmicas precisa estar bem claro. Ele vai nortear as melhores técnicas a serem aplicadas. Dependendo do momento, há de se trabalhar na divergência (um momento de criar opções, gerar várias ideias) ou na convergência (quando é preciso fazer escolhas). O objetivo também vai nortear o tamanho do grupo – se ele vai trabalhar em conjunto ou se precisa ser dividido – e até mesmo se parte da dinâmica deve acontecer online. Um livro bem pragmático para ajudar na identificação de problemas é O Verdadeiro Poder, de Vicente Falconi – (não trata de design thinking nem de voluntariado, mas de gestão e resultados).

4. Elabore a questão certa:

Se a dinâmica envolver a solução de uma questão, destine boa parte do seu tempo elaborando o melhor formato da pergunta e refletindo sobre seu problema. Uma pergunta muito ampla (e genérica) ou muito restrita (e específica) podem trazer respostas e resultados bem diferentes. A pergunta precisa ser aberta a ponto de liberar a imaginação do grupo, mas específica a ponto de trazer soluções direcionadas e concretas para o seu problema.

5. Conte com materiais de apoio:

Prepare materiais para ajudar na contextualização do tema ou na inspiração (cartões, apresentações, imagens, vídeos). Preocupe-se em escolher uma abordagem lúdica e leve, de preferência envolvendo materiais que as pessoas possam pegar, brincar, organizar. Garanta que terá tudo que precisa: flipchart, canetas, post-its… Evite imprevistos!

6. Selecione os participantes a dedo

Depois de definir o objetivo e as dinâmicas, escolha a dedo quem será convidado para participar. Para facilitar, liste algumas premissas e perfis do grupo: pense na faixa etária, na área de atuação, na familiaridade com tecnologias, no vínculo com a empresa, na proximidade do assunto, na diversidade entre as pessoas…. De acordo com o objetivo, você pode fazer uma dinâmica misturando perfis ou não. Mesmo que tenha o nome de algumas pessoas em mente, pense nos perfis que melhor vão atender ao seu objetivo.

7. Considere a melhor abordagem

Após definir quem são os participantes, eleja a melhor forma de abordá-los e quais serão os estímulos para sua participação. Todos participarão como voluntários? Quais os incentivos para participação? Vale observar que as escolhas podem variar de acordo com os perfis.

8. Quebre o gelo

Se o grupo envolver desconhecidos, considere alguma técnica para quebrar o gelo antes da dinâmica principal! A criatividade será melhor alcançada se as pessoas estiverem se sentindo à vontade. O carisma do moderador também faz toda diferença! O brainstorming exige que as pessoas dêem ideias livremente, então, a auto-crítica precisa passar longe!

9. Reconheça a participação

Ao final do evento (ou da série de eventos), veja como pode valorizar a participação de todos. Proporcionar experiências alinhadas com alguma causa costumam funcionar bem, assim como reconhecer publicamente os participantes em algum meio relevante na empresa ou brindes criativos.

10. Compartilhe resultados

Todos gostam de saber que foram úteis. Se as dinâmicas geraram algum resultado positivo, esta conquista precisa ser compartilhada com quem ajudou a alcançá-la. Caso exista continuidade do grupo, aproveite as redes sociais para mantê-lo sempre conectado e manter viva sua energia!

 eBook Dia do Voluntário

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Um comentário sobre “10 passos para envolver voluntários na solução de desafios

  1. Dessas etapas me parece que o brainstorming precisa de um cuidado especial, pois todos nós tendemos a avaliar uma ideia no momento em que ela aparece. Então o moderador precisa realmente ser firme e carismático para fazer com que as pessoas falem livremente sem censurar ideias (suas e dos outros) nesse momento.

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