Lições aprendidas na prática por uma mãe, profissional, gestora e voluntária

Esse post é baseado no post Lessons Learned About Leading Volunteers From a Volunteering Working Mom da Sheri Wilensky Burke para o site enerfizeinc.com. Não deixe de entrar lá depois e conferir as várias pautas disponíveis.

Nesse caso, a autora dá algumas dicas do que ela aprendeu com sua experiência em liderança de voluntariado, em equilíbrio com sua vida pessoal e profissional, na perspectiva de que “a melhor maneira de aprender os prós e contras do voluntariado é experimentando”.

Além do meu trabalho de consultoria e treinamento em engajamento voluntário, sou uma mãe ocupada e uma voluntária ativa na minha comunidade. Embora tenha a sorte de ter um horário de trabalho flexível, o meu tempo é limitado (como a maioria de nós hoje em dia) e fico impressionada com a frequência que, em minhas experiências de voluntariado, o meu tempo é desperdiçado. Mesmo  frustrante, reconheço que essas experiências têm algo a ensinar.

A autora começa com essa reflexão que nos remete a alguns questionamentos:

• Quantas vezes enquanto gestores de voluntariado desperdiçamos o nosso próprio tempo, e o tempo precioso de nossas instituições parceiras e colaboradores voluntários?
• A disponibilidade que demandamos para os nossos programas de voluntariado foram para períodos úteis?
• O que podemos aprender com esses questionamentos ao revistarmos nossas experiências?

Sheri Wilensky Burke diz em seu post que muitas vezes, quando conduz um treinamento ou faz uma apresentação, discute o que chama de “abordagem do senso comum” no envolvimento voluntário.

“O que quero dizer é que muitas vezes temos todas as informações de que precisamos para realizar parcerias de sucesso com os voluntários apenas refletindo sobre as nossas próprias experiências voluntárias”, ou seja, naquilo pelo que já passamos, diz Burke.

Segundo ela, a melhor maneira de aprender os prós e contras do voluntariado é se tornar um voluntário e experimentar o que eles experimentam.

“Eu não estou tentando minimizar a importância das práticas de gestão voluntária – muito pelo contrário! Meu ponto é que ter o conhecimento (técnico e teórico) dos processos para efetivamente fazer parcerias e envolver voluntários é apenas um dos componentes do voluntariado bem-sucedido; o outro ponto é entender e ter vivido a realidade prática da experiência de voluntariado”.

Meu ponto é que ter o conhecimento (técnico e teórico) dos processos para efetivamente fazer parcerias e envolver voluntários é apenas um dos componentes do voluntariado bem-sucedido; o outro ponto é entender e ter vivido a realidade prática da experiência de voluntariado.

Aqui estão alguns exemplos de experiências e lições compartilhadas pela autora:

Lição 1: Respeite o tempo dos voluntários

“Este é o meu maior problema de estimação, especialmente com reuniões agendadas!”

“Também é uma das razões citadas repetidamente por voluntários para deixarem de participar das ações: eles achavam que seu tempo era subutilizado ou desperdiçado”.

eles achavam que seu tempo era subutilizado ou desperdiçado.

“Eu participo em comitês e equipes e tenho ido a inúmeras reuniões que simplesmente não eram necessárias. Antes de planejar uma reunião, pense no objetivo e no resultado esperado, e se realizar uma reunião é realmente a melhor maneira de alcançá-los”.

Se não houver um bom motivo para se encontrar, cancele a reunião, diz .

Ou, de repente, considere se todos os envolvidos precisam estar presentes nessa reunião. Talvez, por exemplo, novos voluntários precisem estar presentes, mas voluntários veteranos possam apenas participar de parte da reunião.

Além disso, podem as novas informações ser compartilhadas por e-mail?

“Confie em mim: ninguém nunca dirá – eu gostaria que tivéssemos nos conhecido naquela oportunidade de reunião” (ou raramente você ouvirá essa demanda de outros que não da sua própria expectativa – aparte meu, Bruno); por outro lado, os voluntários irão apreciar muito que você tenha reconhecido o valor do tempo deles.

por outro lado, os voluntários irão apreciar muito que você tenha reconhecido o valor do tempo deles.

Lição 2: Prepare os voluntários para o sucesso

Para maximizar o potencial dos voluntários, nós, como coordenadores de voluntariado, precisamos garantir que os voluntários tenham todas as informações e ferramentas necessárias para realizar suas tarefas com o melhor de suas habilidades, e com tempo suficiente para se prepararem.

Sendo assim, não é apenas orientar e fornecer treinamento, mas também levar em conta e prever aquilo que é necessário, e quando, a fim de garantir o cumprimento das responsabilidades assumidas.

O que me leva ao meu próximo problema … diz Burke.

“se uma reunião for necessária, forneça a agenda e pauta com antecedência para que os participantes saibam o que será tratado e possam vir preparados para discutir as questões. Forneça material de apoio antes da reunião, com tempo suficiente para preparar – não uma hora antes da reunião”.

se uma reunião for necessária, forneça a agenda e pauta com antecedência para que os participantes saibam o que será tratado e possam vir preparados para discutir as questões. Forneça material de apoio antes da reunião, com tempo suficiente para preparar – não uma hora antes da reunião.

“Apresente os participantes da reunião entre si ou forneça placas ou crachás com os seus nomes e procedência. Comece no horário e termine no horário e atenha-se ao tempo alocado para cada item da agenda.

Essas dicas funcionam também para orientação e treinamentos: sempre que você precisar reunir um grupo de voluntários.

E isso é bem interessante pois a dica número 2 da autora está muito ligada à dica número 1, que significa: como extrair o melhor resultado no menor tempo possível?”

Aqui estão mais alguns exemplos de experiências da autora nesse ponto:

• “Se uma coach (ou professora, consultora ou palestrante) vai fazer o seu primeiro atendimento (ou aula, treinamento, capacitação) na próxima noite, ela não terá que chegar várias vezes no dia anterior ao local para descobrir o que precisa saber para esse primeiro evento”.

O que a autora quer dizer é que no momento de planejamento há muita coisa que não precisa ser presencial.

• “Se há necessidades de verificações de antecedentes criminais (em casos de trabalho voluntário mais especializado em situações que demandem essa prática) e de liberações de segurança para realizar uma tarefa voluntária, não espere até dois dias antes da ação para garantir isso, principalmente, não peça novamente se elas já tiverem sido enviadas anteriormente”.

Ou seja, não deixe processos críticos para ultima hora, mas também não chateie seus voluntários com pedidos repetidos.

São lições para a vida …

• “Se o presidente de um grande evento anual depender muito do apoio do seu voluntariado, não planeje isso um mês antes do evento, com a expectativa de que os bens (recursos) e serviços (voluntários) necessários sejam providenciados apenas dentro das próximas duas semanas”.

Para eventos de grande porte que demandem a organização da participação voluntária, tente planejar com a maior antecedência possível, considerando inclusive a disponibilidade e o tempo de resposta dos seus voluntários.

“Imagine como cada um desses cenários me faz sentir como sente na pele um voluntário.

Ninguém se oferece para fazer um trabalho ruim. É nossa responsabilidade garantir que os voluntários estejam totalmente preparados para as suas tarefas”.

sentir como sente na pele um voluntário. Ninguém se oferece para fazer um trabalho ruim. É nossa responsabilidade garantir que os voluntários estejam totalmente preparados para as suas tarefas.

Lição 3: Acompanhe e comunique em tempo hábil

“Sou coordenadora voluntários de várias organizações, por isso conheço em primeira mão os desafios de equilibrar o tempo necessário para as responsabilidades de trabalho e manter a comunicação com os parceiros em dia”.

De fato é um desafio fazer tudo que tem que ser feito e responder a todos em tempo, não? (Bruno).

Burke diz que é importante, no entanto, estabelecer um sistema (ou um fluxo) de comunicação e certificar-se de que os voluntários saibam quando podem esperar uma resposta.

“Muitas vezes passamos muito tempo focados em práticas de comunicação formal, mas é esse tipo de retorno informal que pode ter o maior impacto na manutenção de voluntários: diálogo, voz e resposta.

Um retorno de e-mail ou telefonema dentro de 24 horas é realista. Mesmo se você não tiver a resposta nesse período, a confirmação de que você está ciente de responderá quando possível é essencial”.

E voltando para as reuniões, completa: é importante garantir que as próximas etapas sejam comunicadas em tempo hábil e que haja responsabilidade pela implementação dos resultados das reuniões.

“Se alguém não puder comparecer, quem irá acompanhar e comunicar o que aconteceu, os próximos passos, as expectativas, etc. dá credibilidade ao plano como um todo, e demonstra que há uma gestão, um controle”.

É importante, no entanto, estabelecer um sistema (ou um fluxo) de comunicação e certificar-se de que os voluntários saibam quando podem esperar uma resposta. Muitas vezes passamos muito tempo focados em práticas de comunicação formal, mas é esse tipo de retorno informal que pode ter o maior impacto na manutenção de voluntários: diálogo, voz e resposta.

“Há muito mais lições a serem aprendidas com minhas experiências, mas você entende a ideia: a realidade é que continuo a ser voluntária para algumas causas, apesar desses desafios, mas há sim outros papéis que descontinuei devido às minhas frustrações”.

A autora chama atenção para o fato de que, com mais pessoas sentindo o estresse de tentar fazer tudo em pouco tempo, você quer garantir que maximize o tempo valioso de voluntariado e não o desperdice. Considere suas próprias experiências voluntárias – aquilo que você gostou ou não – e use essas informações para fortalecer a maneira como você conduz o envolvimento de parceiros e voluntários.

E conclui,

Questões para refletir:

• Pense em uma ocasião em que você se ofereceu e a experiência foi positiva. O que contribuiu para o seu compromisso e satisfação?
• Pense em uma ocasião em que você se ofereceu e a experiência não foi positiva. O que poderia ter sido melhorado?
• O que você acha que são as maiores frustrações dos voluntários da sua empresa? O que você poderia fazer para minimizar essas frustrações?