Planejamento do Voluntariado: um guia para gestores e comitês

Você já ouviu falar em Canvas Business Model?

É uma metodologia usada para criar planos de negócios para empresas , que ficou famosa pela sua simplicidade e eficiência. Ela pode ser aplicada em qualquer tipo de negócio, desde pequenos projetos até grandes corporações.

Nós usamos esta metodologia aqui na V2V, e um dia notei que ela também pode ser uma ferramenta poderosa para estruturar ou reestruturar Programas de Voluntariado. Então, criamos um modelo especialmente adaptado para Programas de Voluntariado. Abaixo você verá o arquivo para download e dicas para usá-lo da maneira mais eficiente possível.

 

Como funciona a metodologia Canvas

Canvas significa quadro, tela. Portanto, a metodologia consiste em criar um plano de negócios preenchendo os campos de uma tabela, que você pode ver abaixo:

Em uma reunião de planejamento, esta tabela é reproduzida em tamanho ampliado e os participantes vão colando post-its em cada célula. Enquanto discutem as diferentes possibilidades, eles colam, movem ou descartam os post-its com anotações. O resultado final é um diagrama que explica o que a empresa vai oferecer aos clientes, como e com que recursos.

No final da reunião, a tabela fica mais ou menos assim:

A metodologia é largamente utilizada por conta da sua praticidade: em uma reunião com as pessoas certas já é possível sair com um plano geral montado.

 

Como usar o V2V Canvas no planejamento do seu Programa

Para facilitar a aplicação desta metodologia, criamos uma tabela adaptada especialmente para Voluntariado, que batizamos carinhosamente de V2V Canvas Volunteering Model. Veja abaixo:

Para usá-la em sua reunião, você pode imprimir a tabela em tamanho A3 (faça o download aqui), ou desenhá-la manualmente em uma cartolina. Nesse caso, lembre-se de deixar espaço para que os post-its sejam colados.

Quando devo usar o V2V Canvas?

Toda vez que você quiser pensar ou repensar a estrutura do seu Programa de Voluntariado. Ou seja: serve tanto para a empresa que está implementando um novo programa, quanto para aquela que precisa reestruturar seu voluntariado por conta de mudanças nas áreas da empresa, por novos desafios na comunidade ou mesmo para trazer novidades para os colaboradores.

Também é interessante revisá-lo no início de cada ano. Recomendamos que anualmente seja feita uma avaliação do Programa (de preferência com a participação dos colaboradores – neste post damos uma ideia de como fazer isso) e com os feedbacks colhidos pode-se refazer o planejamento utilizando esta metodologia.

No caso de quem está repensando a estrutura do programa ou está fazendo um planejamento de início de ano, algumas questões parecem não fazer sentido (como por exemplo, o motivo de o programa existir). Mesmo assim é importante passar por essas questões, seja para garantir que as decisões seguintes estejam alinhadas com os pontos já estabelecidos, ou seja porque alguns cenários podem mudar ao longo do tempo.

Preparando a reunião

Depois de imprimir a tabela em tamanho grande, reúna as pessoas-chave para participarem deste planejamento. Usualmente as empresas fazem essa dinâmica com a participação de 3 a 6 pessoas, mas você pode fazer com quantas pessoas achar mais adequado para o seu caso.

Mas quem exatamente você deve chamar? Essas pessoas vão variar em cada organização, mas é imprescindível a presença da equipe gestora do voluntariado (coordenador, analista etc) ou do comitê responsável, além da consultoria que apoia o programa, caso haja. Se possível, vale incluir também uma liderança da área responsável pelo voluntariado (por exemplo, o gerente ou diretor de Sustentabilidade, caso esta seja a área em que o programa está inserido). Dependendo do foco que você quer dar às ações, pode ser interessante convidar pessoas de áreas como RH, Comunicação ou Responsabilidade Social.

O tempo da reunião vai variar de acordo com o público e com o grau de maturidade que o Programa já tem atualmente. Em caso de fazer uma revisão simples de um programa já existente, 90 minutos tendem a ser suficientes. Mas se o objetivo é criar um novo programa ou fazer uma reestruturação completa, pode ser interessante reservar uma manhã ou uma tarde inteira. Em todo caso, para que flua bem é importante que haja um forte trabalho de moderação evitando que se desvie do foco ou que um determinado assunto se prolongue demais.

Além da tabela impressa, leve também post-its e canetas para os participantes usarem.

A reunião de planejamento

Com a equipe reunida e os post-its em mãos, é hora de começar as atividades em grupo. Aqui você pode fazer o download de um guia com perguntas para orientar as discussões do time, mas abaixo coloquei um pequeno resumo.

As células da tabela podem ser preenchidas em qualquer ordem, mas abaixo coloquei a ordem que costuma fazer mais sentido para a maioria dos projetos:

Área 1: Por quê?

Esta é a parte mais geral e estratégica do Programa. Por que ele existe? Que problemas pretende resolver? Qual sua missão e visão?
Alguns programas surgem por demanda dos colaboradores, outros por uma ideia do presidente da empresa, pela necessidade de melhorar a imagem institucional ou porque foi identificada uma grande carência na comunidade. Também há casos em que o programa é usado para aumentar o engajamento dos funcionários ou desenvolver competências importantes para a carreira. Identificar essas questões e responder ao “Por quê?” vai garantir que todas as outras etapas estejam alinhadas com o objetivo final.

Com o objetivo definido, a etapa seguinte é definir que causas o programa irá abraçar. Dependendo do objetivo principal do Programa, pode-se escolher uma causa estrategicamente ligada ao negócio da empresa, ou verificar as principais necessidades da comunidade do entorno. Outra possibilidade é deixar aberto para que os próprios voluntários escolham as causas com as quais querem trabalhar. Esta opção funciona muito bem no caso de gincanas, por exemplo.

Área 2: Como?

Qual será o modelo do programa de voluntariado? Algumas empresas oferecem atividades programadas para os voluntários se inscreverem, outras dão orientações para que os próprios voluntários planejem e articulem suas próprias ações. O modelo ideal vai depender do modo como os colaboradores estão distribuídos geograficamente, do tamanho da equipe do programa ou da presença de uma consultoria, entre outros fatores. Muitas organizações promovem gincanas ou outras competições entre equipes, que também pode ser muito estimulante para os colaboradores. Outra ideia é aderir a uma rede de voluntariado, como a Sociomotiva.

A sensibilização e engajamento dos colaboradores pode ser feita presencialmente ou também usando os canais de comunicação que a empresa já possui. No entanto, para centralizar as informações sobre o programa e criar um espírito de coletividade, muitas empresas criam um portal de voluntariado, que pode ser desde um simples blog até uma plataforma mais completa como o portal de voluntariado corporativo V2V.

Área 3: Com quem?

Quem serão as pessoas e organizações que te ajudarão a articular o Programa? A maioria das empresas busca instituições sociais para serem parceiras. Algumas delas, como a Júnior Achievement, até mesmo já possuem um “cardápio” de ações que o gestor pode escolher para executar em sua organização, o que pode ser ótimo porque já vem com todo um conhecimento de boas práticas. Outra possibilidade é a parceria entre empresas. Por exemplo: se sua companhia é do ramo de transportes mas não tem muita experiência em articular ações, pode participar de uma ação promovida por outra empresa, e se responsabilizar pelo transporte dos voluntários de ambas as organizações.

Se a empresa não tem muita experiência em voluntariado ou se a equipe é enxuta demais para dar conta de todas as tarefas, pode ser interessante contratar uma consultoria que ajude no planejamento e articulação das ações. Algumas ONGs fazem este trabalho de consultoria, como por exemplo a United Way e o Instituto da Criança.

Pense também nas parcerias internas: outras áreas da companhia podem ajudar a impulsionar o Programa. Por exemplo, a área de RH pode entregar um material sobre o Programa a todos os novos funcionários, e a área de Comunicação pode produzir esse material. Funcionários proativos em mobilizações sociais podem formar comitês responsáveis por estimular a adesão ao programa em suas unidades.

Área 4: Quanto?

Ao calcular as despesas do Programa, pense nas despesas gerais (consultoria, materiais institucionais, portal de voluntariado, ferramentas de comunicação, brindes) e também nas despesas específicas das ações, caso estas sejam promovidas pela empresa.

Nas receitas, inclua o budget da sua área mas considere também a possibilidade de fazer eventos que arrecadem dinheiro para executar uma determinada ação. Por exemplo: em um mutirão de reforma, os voluntários podem fazer “pré-ações” como rifas, bazares ou uma Caixinha da Honestidade para arrecadar o dinheiro usado para comprar os materiais de construção.

 

Aproveite este início de ano e aplique a metodologia para planejar as ações de 2016! Em seguida nos conte como foi sua experiência. Queremos melhorá-la para que as organizações possam se beneficiar dela cada vez mais.