Boa intenção e despreparo: lidando com atitudes sem noção no exercício do voluntariado

Coordenar um programa de voluntariado é em certa medida conciliar os desejos de muita gente! Esse é um post no qual vamos nos condoer com os responsáveis pelos programas (mas sem “mimimi”!), enfatizando aquelas atitudes indesejadas dos voluntários, que dão dor de cabeça, mas que podem ser evitadas ou remediadas com algumas boas práticas de gestão.

Vamos nessa então…

Para fins pedagógicos, separamos 3 tipos de situações em que um voluntário bem intencionado (pleonasmo?) pode escorregar no seu comportamento. E o segredo está em perceber que, quando se trata de um programa corporativo, suas habilidades de lidar com públicos e expectativas diferentes precisam ser elevadas.

Quer melhor forma de crescer pessoalmente e profissionalmente do que na prática social?

Portanto, veja as 3 situações em que é possível pecar:

No relacionamento do voluntário com o próprio grupo de voluntários.
No relacionamento do voluntário com a empresa e os representantes/organizadores do programa.
No relacionamento com as instituições parceiras e beneficiárias.

Importante: antes de descrevermos uma por uma, vale frisar que os tropeços, naturais de um processo de aprendizagem, não são para gerar receios, congelar ou inibir os colaboradores! Não desperte a inquisição dentro de você! A gente sabe que partir para a ação já exige das pessoas coragem para reorganizarem suas rotinas, saindo de suas zonas de conforto. Vamos apenas esclarecer como ajudar, mais do que o contrário. 🙂

Condutas não desejáveis de um voluntário no relacionamento com o grupo de voluntários:

1. Não participar das reuniões de planejamento

O momento do planejamento é fundamental. É nele que o escopo da ação, cronograma, divisões de funções e demais preparativos são feitos. A atitude sem noção, nesse caso, é não participar dessa etapa, ou não se inteirar das decisões e chegar no dia da ação com um checklist de sugestões e opiniões sem contexto. Nossa sugestão é enfatizar os momentos de capacitação e planejamento. Todo mundo pode e sabe ser solidário, mas em um projeto de equipe as atividades precisam ser coordenadas.

2. Decidir tudo sozinho

No sentido contrário do exemplo anterior, está o ser humano centralizador, ou o “sabe tudo”. Esse indivíduo corre o risco de planejar toda a ação sozinho, não compartilhar as informações da empresa ou da instituição, decidir ele próprio as funções de cada participante voluntário, e por isso ter pouco potencial de engajar. Em resumo um super-herói impopular. “Se eu não fizer, ninguém faz…” E agora?

Vale aqui desenvolver as habilidades de cooperação, trabalho em equipe e ouvir: os colegas de trabalho sempre terão alguma experiência interessante que possa contribuir para o sucesso da ação voluntária, e se ela não está gerando o valor da colaboração, em alguma medida está sendo infértil. Portanto, oriente o voluntário a respirar e observar que o ritmo do time às vezes é outro. Incentive-o a adaptar seu ímpeto voraz de ajudar.

3. Ser o ultra-agregador

Esse caso é simples: aparece com uma galera no dia da ação sem comunicar porque “não faz mal” e “mais gente é sempre melhor”. E isso é mentira. O problema desse exemplo é que quase sempre essas pessoas não estão previamente preparadas para as diretrizes da ação, e podem comprometer o planejamento pondo a perder o controle e o coração da proposta.

Se o voluntário tem a habilidade de engajar pessoas consigo, a dica é que comunicação nunca é demais! Aproveite esse potencial valioso de mobilização incentive este voluntário a ser o coordenador de comunicação.

4. Bancar o chefinho

Voluntariado, por sua natureza, exige comportamentos de equipes muitas vezes diferentes dos contextos do mundo corporativo. É um esquema horizontal, cooperativo e zero hierárquico. Bancar o chefinho ali, ainda que seja um gestor dentro da empresa, compromete o coração da ação, que é o sentimento de pertencimento: todos são igualmente importantes.

Solução? A divisão de tarefas durante o planejamento pode minimizar muito. A capacitação por parte dos responsáveis pelo programa, ainda que seja uma “cartilha de boas maneiras”, esclarece o espírito do serviço e os comportamentos esperados.

5. Ser o papagaio de pirata

Estamos falando do voluntário que só aparece na ação para tirar foto para o boletim interno, ou só vai ao dia em que os superiores hierárquicos da empresa estarão. Novamente, planejamento e capacitação focando na divisão de tarefas e responsabilidades. O fotógrafo da ação é certamente um ator importante para o reporte e memória do processo e dos resultados. Mas quantos fotógrafos serão necessários? Muita gente é sinônimo de melhor resultado?

– “Socorro!” (Você deve estar pensando).

Já identificou essas situações? Continue pensando em como minimizar esses efeitos, transformando sua ação voluntária numa sinfonia perfeita. Enquanto isso, seguimos para o segundo grupo.

Atitudes indesejadas no relacionamento do voluntário com a empresa:

O voluntário engajado acaba transitando por vários departamentos da empresa: corre pelas áreas de comunicação interna e externa para buscar apoio, pauta e material. Passa pelas áreas jurídicas, logística e outras parceiras em busca de apoio, orientação e recursos. E, por ser um bandeirante em trânsito, pode deixar uma trilha positiva (ou nem tanto).

1. Propor ações deslocadas do objetivo do programa

Em geral, os programas de voluntariado empresarial têm causa e métodos relacionados com estratégias de investimento social privado. Por mais que o voluntário não concorde, tais escolhas partem de um diagnóstico de necessidades públicas, em acordo com o maior potencial de a empresa contribuir.

O voluntário que se desassocia, promove ou promete ao público ações que não estão associadas com as diretrizes da empresa precisa ser bem direcionado. O desafio aqui, para a empresa e o voluntário cheio de boas ideias, é canalizar todo esse potencial de forma que todo mundo fique satisfeito. Se sua empresa tem um Portal de Voluntariado, uma ideia é criar um espaço especial para as iniciativas dos colaboradores, que são diferenciadas em relação às ações institucionais.

2. Não reportar as ações

Fazer as ações, participar bonitinho como deve ser, mas no final não compartilhar os resultados. O reporte das ações no Portal de Voluntariado (ou outro canal usado em sua empresa) é uma atitude que ajuda na consolidação do esforço do grupo ao esforço dos outros colegas que também atuaram. Ora… Se todo benefício gerado se perde no vento, o empreendimento social começa a ficar intangível. É essencial incentivar os colaboradores a evidenciar os resultados e benefícios gerados, num ambiente de aprendizado e partilha.

3. Desperdiçar recursos

Já falamos aqui que os recursos são um componente raro para a realização do voluntariado. É importante zelar pela eficiência dos recursos disponíveis (papel, material de escritório, tempo(!), alimentos, etc.), e o comprometimento de que o que está disponibilizado é direcionado para uma causa que necessita muito. Como resolver? Um bom planejamento certamente envolve o planejamento dos recursos.

4. Não participar das capacitações

Os momentos de capacitações do voluntariado em geral são aqueles em que os objetivos do projeto são comunicados, as metodologias são replicadas, as experiências compartilhadas, e mais do que isso: o sentimento de coesão, e o coração do projeto é criado. Quando o voluntário não participa ali, tende a demorar a entrar no sentido e método do projeto.

Em relação a isso, uma atitude legal que o gestor de voluntariado pode ter é levar em consideração a presença nos momentos de capacitação como critério de reconhecimento de voluntários.

5. Não respeitar a política de voluntariado

Nem todo projeto ainda tem uma política de voluntariado, mas respeitar as regras estabelecidas é fundamental: número de horas de trabalho disponibilizadas, forma de justificar o ponto eletrônico quando for o caso, avisar os gestores previamente da ação e manter o máximo de sinergia com a rotina de trabalho para não prejudicar.

6. Outras gafes do dia a dia:

Forçar a barra na hora de pedir recursos: “Só você do andar que não doou, hein, Marilene?” (na frente do chefe).
Fazer chantagem emocional: “Gente, vamos ajudar nossas crianças, elas estão sofrendo muito, não é possível a gente não se condoer com a situação. E se fosse com a sua família?”.
Envolver religião e política: sem comentários.
“Fazer festa” no ambiente de trabalho em momento inapropriado: enquanto tem pessoas atendendo clientes ou resolvendo problemas complexos, por exemplo.

Sério?

É sempre bom ter e disseminar uma política ou manual de voluntariado. Se não sabe como fazer isso pergunte pra gente comentando no final desse post. Não se sinta sozinho. 🙂

Ainda tem fôlego?

Estamos quase no final.

Pisadas na bola do voluntário em seu relacionamento com a Instituição parceira ou beneficiária:

1. Marcar reuniões ou ações e não comparecer

É, sem dúvida, um dos erros mais graves. O público beneficiário está esperando pela sua presença e, cá entre nós, está bastante saturado de promessas não cumpridas por parte de outros agentes sociais. Precisou desmarcar? Tente ligar o quanto antes já propondo outra data. Acasos acontecem, mas se vem com proposição de solução, certamente todos entendem.

2. Ser antiético no respeito ao público

Desrespeitar os padrões de comportamentos, tanto aqueles aplicáveis em legislação (como o respeito às questões raciais, de gênero, e dos cuidados com crianças, adolescentes e idosos) quanto os padrões de conduta expressos pela empresa em seus códigos. Um voluntário carrega consigo, quando vai até uma comunidade ou instituição, os valores mais nobres: os seus e da empresa que representa. Como solução, os espaços de feedback por parte do público beneficiário precisam estar abertos.

3. Não estudar a instituição

Não saber a natureza do trabalho realizado pela instituição beneficiária, assim como desconhecer os nomes e cargos das pessoas com quem vai lidar, ou não desenvolver o interesse em conhecer o contexto local pode trazer malefícios para o relacionamento. Interesse e empatia são a chave dessa questão. Com certeza queremos saber tudo de uma instituição ou causa pelos quais estamos apaixonados. Então, é importante a empresa passar esses dados aos voluntários quando promove uma ação; ou, se os próprios voluntários estão organizando a ação, precisam ser orientados a ter essas informações.

4. Planejar ações sem ouvir antes a instituição ou a comunidade

Não se dá um presente a um amigo ou parente sem saber o gosto da pessoa, não é mesmo? O mesmo acontece com uma instituição quando o voluntário presume a necessidade da mesma sem ouvi-la. De novo, a chave aqui é ouvir com interesse e empatia. Um diálogo nesse contexto exige também discernimento para entender se a necessidade apontada pelo parceiro é sintoma ou a causa do problema. Posto isso, depois de alguma interação, o voluntário pode decidir melhor qual ação realizar.

5. Uso excessivo de linguagem corporativa

Um risco nesse relacionamento é transferir para o contexto social o linguajar e a cultura empresarial quando não fizer o menor sentido. Como: roupas excessivamente formais, termos técnicos ou cheio de estrangeirismos, planilhas, apresentações de “power point”, metas e outros sintomas. Há que se desenvolver o senso de empatia, e “vibrar” na mesma “frequência” do parceiro e do público beneficiário das ações.

E aí? Desistiu?

O desafio do gestor de voluntariado é se cercar e prevenir de todas essas variáveis, fazendo das experiências dos envolvidos o mais leve, agradável, lúdica e preciosa possível. E isso não é impossível quando se faz com amor, uma palavra pouco comum no cenário gerencial.

Por isso, sendo um ombro amigo e companheiro, sugerimos ainda:

Algumas dicas para minimizar esses possíveis efeitos colaterais do voluntariado:

Vistos os desafios de nivelar a atuação dos colaboradores sem que percam seu brilho, espontaneidade, personalidades e talentos únicos, é importante que o gestor de voluntariado estabeleça junto com das áreas parceiras do programa uma rotina de orientação que garanta que “de boa intenção o inferno está cheio”, mas que essas boas intenções certamente podem ser requalificadas sem que percam o “tesão”.

Capacitações: momentos de capacitação dos voluntários são essenciais para nivelar todos os conceitos e comportamentos desejados. Adapte aos formatos mais viáveis: web, fones, conferências, cartilhas, manuais, workshops, palestras, cursos, imersões…
Política de voluntariado: elaborar uma política de voluntariado que contenha os comportamentos esperados pela empresa e principalmente, relacionando os mesmos ao código de conduta.
Comunicação: comunicar com frequência boas práticas de relacionamento entre voluntários e entre voluntários e instituições.
Portal dos Voluntários: estimular o momento de planejamento e reporte das ações utilizando o portal dos voluntários.
Avaliação: realizar avaliações periódicas de satisfação dos voluntários e instituições, em um ciclo sadio de feedbacks.
Reconhecimento: reconhecer publicamente os voluntários mais aderentes à proposta do programa de voluntariado da empresa bem como as suas histórias.

E aos poucos vamos equilibrando de forma muito positiva todos os anseios, especificidades, desejos e necessidades envolvidos no trabalho voluntário. Sabemos, sem romantismo, que tudo isso é a concretização do amor e da consciência social.

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